Come creare un calendario Conference Room in Outlook 2003

April 18

Una delle caratteristiche più importanti di Microsoft Exchange è la capacità di condividere le informazioni con i membri del team. Un singolo Liste o contatti è possibile accedere tramite Microsoft posta elettronica e gestione delle informazioni personali, Outlook, da persone diverse in tutta una società o organizzazione. La disponibilità di una risorsa forte domanda, come una sala conferenze può essere rintracciato in Outlook con un calendario condiviso, permettendo la risorsa per essere programmato con un semplice clic del mouse.

istruzione

Creare un calendario condiviso

1 Aprire Microsoft Outlook. Fare clic sull'icona della cartella vista in fondo alla lista di scelta rapida. Fare clic sul simbolo più accanto a cartelle pubbliche in fondo alla lista. Fare clic sul simbolo più accanto a tutte le cartelle pubbliche per espandere il contenitore.

2 Pulsante destro del mouse su Tutte le cartelle pubbliche. Selezionare Nuova cartella dal menu, quindi digitare un nome per il nuovo calendario, come il nome del gruppo di lavoro per il quale si sta creando il calendario. Selezionare i Elementi di calendario dal menu a tendina di selezione. Fare clic su OK per salvare il nuovo calendario.

3 Pulsante destro del mouse sul nuovo calendario e selezionare Proprietà dal menu. Passare alla scheda Autorizzazioni, quindi utilizzare il pulsante Aggiungi nella scheda Autorizzazioni di scegliere le persone che si desidera condividere il calendario con. Fare doppio clic su ciascuna, oppure evidenziare ogni voce e fare clic su Aggiungi.

4 Selezionare ogni nome, quindi modificare il livello di autorizzazioni casella a discesa per il livello di accesso che si desidera impostare. Fare clic su Applica e OK dopo aver impostato le autorizzazioni appropriate per ogni voce.

5 Visita la postazione di lavoro per ogni individuo si desidera avere accesso al calendario. Aprire Outlook, quindi fare clic sul collegamento del calendario sul lato sinistro. Selezionare l'Open un link calendario condiviso. Utilizzare il pulsante nome sulla piccola casella per selezionare la persona con il calendario condiviso. Fare clic su OK, quindi nuovamente su OK.

Consigli e avvertenze

  • Utilizzare un calendario condiviso per pianificare l'uso delle risorse aziendali, quali gli strumenti, le camere, computer e automobili.
  • Impostare le autorizzazioni a impedire l'accesso non autorizzato alle informazioni sensibili.