July 14
Quando collaborare su un documento di Word, è spesso desidera comunicare suggerimenti, modifiche o critiche all'interno del documento, senza pressare il testo. Lo strumento di commento contenuta in Word 2007 consente di aggiungere ampio commento a un documento che appare nel palloncini al lato dell'immagine del documento. Anche se una parte del testo è evidenziato, al fine di mostrare al lettore ciò che si sta commentando, rimane invariato e l'integrità del testo viene mantenuto.
Uno dei editing e revisione caratteristiche incluse con Microsoft Word è la capacità di inserire un commento in un documento senza modificare il testo originale. Come si inserisce un commento, appare in un palloncino che viene visualizzato nel margine del documento o nel riquadro di revisioni. Una linea collega il palloncino per il testo evidenziato. La natura free-form e lunghezza illimitata permette un editore o un collaboratore di aggiungere i loro notazioni senza modificare il testo a cui è collegato e mantenere il documento nella sua forma originale. Se i commenti sono stati aggiunti a un documento, ma non sono visibili, verificare che "Final Show Markup" è selezionata nella scheda "Review".
Per inserire un commento è necessario selezionare il testo che sarà ancorato a e quindi fare clic sulla scheda "commenti" sulla barra multifunzione. Cliccando su "nuovo commento" e verrà inserito un palloncino vuoto in cui si può iniziare a digitare la vostra annotazione. Alcuni formattazione come grassetto e corsivo, è disponibile all'interno del commento, ma è limitata. Se si decide che il commento non è più necessario, è possibile fare clic destro su di commento e selezionare "Elimina commento" dal menu contestuale. Se si desidera rispondere a un collaboratore, selezionare il commento pallone e fare clic su "Nuovo commento" di nuovo per creare un commento di risposta.
Ogni commento che viene inserito si identifica con l'utente le loro iniziali. Ad esempio, se l'utente John H. Smith inserisce il primo commento, sarà identificato come JHS1 e visibile nel pallone appena prima l'annotazione. Se si vuole cambiare il nome o le iniziali che identificano le modifiche, è possibile modificare le impostazioni predefinite che sono state immesse al momento dell'installazione. Fare clic sulla freccia in basso "Revisioni" nella scheda "Review" e selezionare "Cambia nome utente". Sotto il "Personalizza la tua copia di Microsoft Office", modificare le iniziali a proprio piacimento. Ricordate che questo cambiamento interessa tutti i programmi della suite Office. Se si desidera specificare un certo colore per i vostri commenti, cliccare su "Revisioni" e selezionare "Opzioni rilevamento delle modifiche" dal menu a discesa. Utilizzare il "Commenti" color picker nella finestra di dialogo per selezionare il vostro colore.
Dal momento che il commento è più spesso utilizzato durante la collaborazione interna, è probabile che si vuole fregare loro di eventuali copie finali prima della distribuzione. Questa operazione facoltativa è di vitale importanza se il documento sta per essere letto al di fuori di un'organizzazione. Fare clic sulla scheda "File" della barra multifunzione. Selezionare il pulsante "Prepare for Sharing" e scegliere "Inspect documento" dal menu a discesa. Nella finestra di dialogo "Controllo documento", controllare i "Commenti, Revisioni, Versioni e Annotazioni" box e cliccare sul pulsante "Inspect". Se l'ispettore trova commenti nel documento, che vi fornirà la possibilità di cancellare tutti in una volta.