Come fare una migliore fogli di calcolo Excel

October 12

Come fare una migliore fogli di calcolo Excel


fogli di calcolo Excel possono semplificare le attività di organizzazione, permettere la visualizzazione di dati o le tendenze e fornire analisi dei dati. Tuttavia, fogli di calcolo Excel sono solo buono come li fate. fogli di calcolo casuali potrebbero funzionare per fare un grafico veloce o tavola, ma diventano un problema quando si fa riferimento a loro in seguito. Fare meglio i fogli di calcolo di Microsoft Excel è una questione di prendere il tempo per farlo bene; pochi minuti alla fine anteriore possono risparmiare ore nel corso della vita del foglio di calcolo.

istruzione

1 Rompere il backup dei dati. fogli di calcolo Excel hanno un grande, e in continua espansione, il numero di righe e colonne per foglio disponibili; cartelle di lavoro Excel possono anche avere molti di più da quello di default tre fogli. Per i piccoli insiemi di dati, blocchi diversi separati di dati potrebbero essere in grado di stare su un unico foglio. Si tratta di una buona pratica di mettere una sola tabella, un elenco o insieme correlato di dati su ciascun foglio.

2 Nome tuoi dati. In fogli di calcolo Excel, è possibile denominare fogli di lavoro, cellule e intervalli di celle. Prendere l'abitudine di nominare celle che si farà riferimento a spesso con nomi logici che seguono il vostro convenzione di denominazione. Ad esempio, se si dispone di una cella con un tasso di interesse, si potrebbe chiamarlo "INTRATE". È quindi possibile utilizzare in una formula in qualsiasi foglio di lavoro del file con il suo nome ( "= INTRATE * F3"); questo semplifica la digitazione formula, così come il controllo in seguito. intervalli denominati possono essere utilizzati come liste per evitare errori di battitura o limitare le scelte.

3 Utilizzare i commenti. I commenti possono essere aggiunti a una cella in un foglio di calcolo di Excel utilizzando il menu di scelta rapida; è anche possibile digitare i tuoi commenti nelle celle adiacenti alla zona che si sta commentando. Le osservazioni devono essere utilizzati per spiegare le azioni già intraprese, ragioni per fare il foglio di calcolo come hai fatto, o fonti di dati --- tutto ciò che potrebbe essere necessario in seguito.

4 Utilizzare formule e macro per semplificare le attività. metodi rapidi e sporco come taglia-e-incolla e il lavoro di battitura, ma le formule in grado di ridurre la possibilità di errore umano, soprattutto quando è necessario riepilogare i dati. Alcune combinazioni di funzioni chiave, come l'utilizzo di INDEX per raccogliere informazioni da un'altra posizione in combinazione con la corrispondenza in modo Excel cerca la posizione della cella corretta per voi, può risparmiare tempo, garantire che i dati di riepilogo viene aggiornato ed evitare errori.

5 Fare un coperchio o foglio di base per il foglio di calcolo. Includi il tuo nome, lo scopo del foglio di calcolo, grandi cambiamenti log e grossi variabili decisionali. Questa pratica può sembrare sciocco o come eccessivo quando si è l'unico che verrà utilizzato un foglio di calcolo, ma copertine sono utili anche in queste situazioni. Essi non solo semplificano l'interazione con il foglio di calcolo, ma richiedono di pensare a quello che si sta facendo con i dati e foglio di calcolo, in primo luogo.

6 Verificare la presenza di errori spesso. Controllo degli errori a volte può essere realizzato mediante la creazione di un grafico e alla ricerca di valori anomali, tendenze o intervalli di dati attesi. In altri casi, potrebbe essere necessario abbinare i vostri dati a valori previsti utilizzando formule. Excel offre una varietà di caratteristiche formula di controllo, come ad esempio mostrando le formule nelle celle, invece di risultati, che possono aiutare in questo sforzo. Mai pubblicare o condividere i risultati a meno che non avete fatto un controllo di errore.

Consigli e avvertenze

  • Se si sta facendo un foglio di calcolo per qualcuno che non si vuole vedere i tuoi commenti degli sviluppatori, è possibile salvare una versione per loro senza commenti, oppure è possibile mantenere i commenti degli sviluppatori in un altro file.