Microsoft Excel è un software foglio di calcolo che consente di organizzare enormi quantità di dati in cartelle di lavoro e fogli di lavoro. Che si tratti di un elenco di codici postali, i clienti, o numeri di telefono che si desidera tenere traccia di un file di database di Excel è il modo ideale per memorizzare le informazioni e recuperare facilmente le informazioni in un secondo momento. Per poter utilizzare Excel come un database, è necessario assicurarsi di inserire i dati in base ad alcune regole di base di immissione dei dati.

istruzione

1 Inserire titoli di colonna per i dati. Ad esempio, se avete intenzione di essere l'inserimento dei dati per i clienti, le intestazioni delle colonne potrebbero leggere "il nome del cliente" nella cella A1, "i numeri di telefono" nella cella B1 e "indirizzo" nella cella C1.

2 Inserire i dati nelle colonne, iniziando nella cella direttamente sotto le intestazioni di cella (riga 2). Ad esempio, fare clic sulla cella "A2" e digitare "Hillary Brown." Premere Invio." Excel si sposta automaticamente alla cella successiva nella colonna.

3 Continuare a immettere i dati, premendo il tasto "Invio" dopo ogni voce, fino a quando le colonne sono riempite. In questo esempio, si dovrebbe avere voci nel nome del cliente, numero di telefono, indirizzo e colonne.

4 Controllare per assicurarsi che ogni riga contiene informazioni su un record particolare. Un "record" è un'unità di immissione di dati su una particolare persona o cosa. Ad esempio, si potrebbe avere un record contenente nome, numero di telefono e l'indirizzo postale di una persona.

5 Esplora la scheda "Dati" in Excel per visualizzare le opzioni di database a vostra disposizione. Ad esempio, il pulsante "Ordina" può ordinare i dati in base al valore o in ordine alfabetico. Il pulsante "Rimuovi duplicati" in grado di cercare e rimuovere voci duplicate, e "Testo in colonne" può dividere le celle in due colonne (utile se hai inserito un nome completo in una colonna e decidere in un secondo momento si desidera due colonne con prima e cognome).

Consigli e avvertenze

• Assicurati di inserire correttamente i dati durante la digitazione. l'immissione dei dati non corretta è spesso un problema con la gestione dei database e potrebbe risultare in errori di calcolo in una data successiva se si decide di ordinare e dati del grafico.
• Immettere le informazioni nello stesso formato. Ad esempio, se si inserisce un numero di telefono come 904-555-1212, quindi continuare a immettere in quel formato - in altre parole, non utilizzare anche 9.045.551,212 mila o (904) 555-1212.
• Non lasciare righe vuote nei dati. righe vuote possono portare a errori del database.