December 10
Microsoft Outlook fornisce un modo per semplificare le azioni di posta elettronica e pre-impostati per accadere automaticamente in modo da poter dedicare meno tempo alla gestione e-mail. Regole in Outlook sono trigger è possibile impostare in base a determinate condizioni che si esibiranno alcune azioni per voi, come spostare i messaggi in cartelle specifiche, la creazione di un auto-responder per quando sei lontano o avere messaggi e-mail indesiderati e indesiderati inviati direttamente al spazzatura.
Utilizzo delle regole può aiutare a pre-ordinare la tua email. Se si dispone di e-mail che ha bisogno di andare in una cartella specifica, una regola può aiutare. Se si riceve e-mail dal vostro club d'arte, a titolo di esempio, è possibile impostare una regola per guardare il campo "Da" in tutte le e-mail in entrata. Quando trova l'indirizzo del vostro club dell'arte nel campo "Da", che può essere detto per spostare automaticamente il messaggio nella cartella Art Club.
Un'altra condizione potrebbe essere impostato se, ad esempio, non volevi essere disturbato con battute persone inviano messaggi di posta elettronica in; è possibile impostare la regola per cercare la parola "scherzo" nella riga dell'oggetto e subito spostare tutti questi nel cestino. Molte persone usano le regole per evitare di e-mail spazzatura inviate inoltrando da persona a persona in una catena. Hanno creato la regola di cercare "Fw" nel soggetto e inviare automaticamente questi nel cestino anche.
In entrambi uso aziendale e personale, si potrebbe desiderare di lasciare che i mittenti di posta elettronica Informazioni subito che hai ricevuto loro e-mail e fornirà una risposta entro un certo periodo di tempo. Alcune forze di vendita utilizzano questa regola, impostandolo per rispondere automaticamente con un modello di messaggio che dice qualcosa come, "Ciao! Grazie per il vostro interesse e-mail. Sarò rispondendo via e-mail entro 48 ore alla vostra richiesta." Questo impedisce alle persone di pensare che stanno ignorate dopo l'invio di una e-mail di una persona di vendita che è fuori ufficio.
Si consiglia alle persone di sapere che si sta per essere lontano per qualche giorno e non deve aspettare di sentire da voi in quel periodo. Un auto-responder fa il trucco. Basta impostare la regola per rispondere ad ogni e-mail con il messaggio preparato dicendo loro quando si sta per essere di nuovo in ufficio.
Tutti i metodi di cui sopra richiedono la creazione di messaggi di borsa, o modelli. Per fare questo, avviare una nuova e-mail, digitare il tuo messaggio e salvare come modello invece di salvarlo come bozza di e-mail. Questi sono conservati in una cartella speciale in Outlook, e si può avere come molti di loro come si desidera, per coprire qualsiasi occasione e-mail.