La selezione di software per la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è il preludio di una prospettiva a lungo termine e molto costoso impegno. Fare i compiti giusta è fondamentale per indicare la vostra organizzazione nella giusta direzione.

istruzione

1 Prima di guardare la tecnologia, guarda i requisiti aziendali e, cosa ancora più importante, i problemi aziendali. Definire i processi aziendali. Per ogni processo, elaborare una lista di requisiti dettagliati per i dati, le autorizzazioni, le modifiche, la sicurezza e le interazioni con le altre funzioni. ERP significa che è un Enterprise Resource totale - non solo una zona funzionale come la finanza, o libro paga.

L'elenco dei requisiti deve essere valutato per importanza relativa nel processo. Esempio: Critical vs Nice-to-have.

Dai fornitori la possibilità di indicare il livello a cui il software soddisfa il requisito. Esempi: "soddisfa pienamente", "incontra in parte", "incontra con Personalizzazioni", "non soddisfa".

Lasciare i requisiti ovvi come il "sistema del libro paga deve avere un posto per il nome dei dipendenti". Se si tratta di un requisito che tutti i fornitori hanno, non aiuta a restringere il campo. Una versione migliore sarebbe "nome dei dipendenti può essere efficace-datato di conservare la storia di modifiche ai nomi".

2 Allineare le capacità tecniche con requisiti funzionali. Oltre ad essere uno strumento per i vostri clienti funzionali, il nuovo sistema deve lavorare con l'ambiente tecnico dell'organizzazione, così come ambienti future previste. La maggior parte dei fornitori saranno in grado di eseguire il software su piattaforme multiple.

3 Come parte della vostra richiesta di proposte (RFP), chiedere ai fornitori di fornire informazioni finanziarie sul loro imprese, contribuendo a determinare la loro stabilità. (Se non si desidera acquistare il software da una società che è o presto sarà insolvente.) Chiedi per i loro ultimi numeri di vendita - come molti clienti stanno acquistando i loro software in questo momento (non anni fa). Guardate come i vari fornitori valutano con i ricercatori del settore come Gartner Group. Scopri quali sono gli innovatori e che sono seguaci.

4 Determinare il costo del progetto. i costi di ERP comprendono implementazione, hardware e software, e la manutenzione. Il venditore si riserva di addebitare una tassa annuale per il mantenimento del software. Pesare i costi contro risparmi previsti e il ritorno sugli investimenti (ROI) guadagni.

5 Valutare le risposte dei venditori al RFP utilizzando una scorecard si sviluppa dai requisiti del RFP. Controllare i riferimenti, e chiedere una demo del software. Valutare il venditore, così come il software: lo stato generale del settore, come reattivo e disposti a lavorare con voi, e come disposto a negoziare i prezzi.

Consigli e avvertenze

• Requisiti funzionali sono più importanti di strumenti tecnici.
• Cercare fornitori che sono innovatori.
• Se vuoi per le piattaforme che sono tradizionali e in crescita - non attaccare al vostro vecchia infrastruttura.
• I fornitori tendono a "Rispondere a vincere" nel rispondere alla tua richiesta di offerta - in modo da convalidare le loro risposte.
• Attenzione ai costi di licenza nascosti - software potrebbero richiedere prodotti supplementari necessari per eseguire come "middleware" che consente l'applicazione di parlare con un database o per i browser web. Chiedi fornitori per una lista completa dei relativi software necessario.