Il modo migliore per utilizzare MS Office per creare e mantenere una lista di distribuzione per le etichette di database

March 9

Una mailing list è un database di contatti personali o aziendali. Raccogliere informazioni aziendali da parte dei clienti ogni volta che si mettono in contatto la vostra azienda, in particolare il vostro sito web. Utilizzare una combinazione di contatti di Microsoft Office Outlook, Excel e Word per mantenere clienti e le informazioni personali. MS Contatti è un programma di database per raccogliere e memorizzare le informazioni. Esportare un elenco di nomi e indirizzi di Excel e utilizzare Word per formattare e stampare le etichette.

istruzione

Creare il database

1 Aprire contatti di Microsoft Outlook. Fare clic su "Nuovo" e digitare le informazioni di contatto nei campi. Includere i nomi e gli indirizzi, numeri di telefono e qualsiasi altra informazione pertinente.

2 Aggiungere "Categorie" ai tuoi contatti per aggiungere un altro strato di organizzare i tuoi contatti. Fare clic sul pulsante "Categorie" in basso a destra dello schermo, e selezionare una categoria predefinita. Per aggiungere una nuova categoria, fare clic sul pulsante "Elenco categorie principali", fare clic nella casella bianca, digitare il nuovo nome della categoria e quindi fare clic sul pulsante "Aggiungi". Clicca su "Salva e chiudi" al termine. Aggiornare le informazioni dei contatti ogni volta che riceve nuove informazioni.

3 Esportare i contatti con un foglio di calcolo di Excel. Aprire Outlook e fare clic su "File", "Importa ed esporta", "Esporta in un file", "Microsoft Excel" e "Avanti". Poi clicca su "Contatti" e dare a questo un nome di file e la posizione.

4 Clicca su "Mappa campi personalizzati" per rimuovere i campi aggiuntivi. Clicca su "Cancella mappa" in basso a destra della finestra. Fare clic sul segno più a sinistra della finestra e selezionare ciascun campo, invece del blocco per aggiungere altre opzioni di ordinamento. Inoltre, quando si utilizza l'intero raggruppamento, Microsoft Outlook aggiunge ulteriori campi. Ad esempio, il blocco di indirizzi comprende il paese. Fare clic su "OK" e "finito".

5 Aprire il file Excel e aggiungere intestazioni di colonna per il nome, il cognome, via, città, stato e codice postale.

Creare etichette di indirizzi

6 Aprire Microsoft Word, fare clic sul menu "Strumenti" e poi "Lettere e mailing". Clicca su "Creazione guidata Stampa unione," e selezionare "Etichetta".

7 Clicca su "Modifica layout del documento." Si apre la finestra di dialogo "Opzioni etichette". Scegliere l'etichetta dalla lista numero di prodotto e cliccare su "OK".

8 Selezionare i destinatari cliccando su "Usa elenco esistente" e "Sfoglia". Selezionare il file di Excel e fare clic su "Apri". Deselezionare tutte le finestre di fronte alla colonna last-name per rimuoverli dalla lista di stampa. Fare clic su "OK" quando hai finito.

9 Disporre le etichette. Scegliere il "blocco di indirizzi" o "Articoli", per inserire i campi nella vostra etichetta. È inoltre possibile fare clic su "Corrispondenza campi" e scegliere dall'elenco dei campi disponibili. Quindi fare clic sul pulsante "OK".

10 Fare clic sul pulsante "Aggiorna tutte le etichette". Questo crea le etichette con le informazioni dal foglio di calcolo di Excel. In anteprima le etichette per gli errori e apportare tutte le modifiche necessarie.

11 Aggiungere le etichette alla stampante. Clicca su "Unisci alla stampante" e fare clic su "OK".

Consigli e avvertenze

  • Quando si inseriscono i singoli campi in etichetta, aggiungere uno spazio dopo la città e lo stato.
  • Aggiungere eventuali correzioni apportate alle etichette a Outlook.
  • Scegliere il modello di etichetta corrispondente all'etichetta fisico. Utilizzo di un modello diverso può stampare etichette in modo non corretto.