November 3
fogli di calcolo Excel consentono agli utenti di organizzare le informazioni di contatto per le mailing list in colonne che contengono il nome della categoria o del campo. Gli utenti possono aggiornare le informazioni sul foglio di calcolo o creare etichette per l'invio o la spedizione dal foglio di calcolo di Excel (chiamato anche un foglio di lavoro). Poiché i dati su fogli di calcolo non possono essere direttamente convertiti in etichette, è possibile utilizzare la funzione di modelli di etichette e stampa unione di Microsoft Word per generare etichette. Le etichette create in MS Word possono contenere dati da un foglio di calcolo Excel e poi stampati su fogli pre-tagliati disponibili nei negozi di forniture per ufficio.
1 Aprire il foglio di calcolo Excel e verificare che la prima riga contiene intestazioni di colonna per ciascuna categoria (ad esempio Nome, Cognome, Indirizzo, ecc). Se non categorie sono elencate nella riga 1, quindi fare clic sulla prima cella (A1) e selezionare "riga" in "Inserisci" nella barra dei menu in alto e digitare un nome di categoria per ogni colonna.
2 Ordinare i dati, se lo si desidera, selezionando il diamante in alto a sinistra del foglio di calcolo (o scegliere "Seleziona tutto" sotto "Modifica" nella barra dei menu in alto), selezionare "Sort" sotto "Strumenti" nella barra dei menu in alto . Specificare che il foglio ha una riga di intestazione selezionando l'opzione nella finestra di dialogo; selezionare i criteri di ordinamento utilizzando il menu a tendina e cliccare sul pulsante "OK".
3 Salvare la versione più recente del foglio di calcolo selezionando "Salva" sotto "File" nella barra dei menu in alto.
4 Aprire un nuovo documento vuoto in Microsoft Word e selezionare "Etichette" sotto "Strumenti nella barra del menu in alto. Nota: in Microsoft Word 2007, questa funzione è sotto la scheda" Mailing ".
5 Fare clic sul pulsante "Opzioni" nella sezione "Label" e scegliere il formato dell'etichetta secondo il produttore etichetta e il numero di prodotto. Nota: la finestra di dialogo visualizza un riepilogo della descrizione dell'etichetta per l'etichetta evidenziata (ad esempio, tipo di etichetta, dimensioni dell'etichetta e dimensione della pagina) in modo da poter selezionare una configurazione un'etichetta se lo si desidera.
6 Fare clic sul pulsante "OK" per tornare alla finestra di set-up etichetta principale. Selezionare l'opzione, "label Single" sotto la sezione "Numero di etichette" per specificare che ogni record sarà posto su un'etichetta (invece di tutte le etichette con le stesse informazioni).
7 Fare clic sul pulsante "Unione dati" e verificare che la barra degli strumenti "Gestore stampa unione" viene visualizzato con un nuovo documento.
8 Selezionare "Apri origine dati" nella barra degli strumenti Merge Data Manager, sotto "Data Source".
9 Selezionare il foglio di lavoro di Excel aggiornato al punto 3 e fare clic sul pulsante "Apri".
10 Selezionare la scheda del foglio di lavoro dal menu a discesa sotto la "Open Document in Workbook" e fare clic sul pulsante "OK" per aprire una procedura guidata "Modifica etichette".
11 Fare clic sul pulsante "Inserisci campo unione" e selezionare la categoria desiderata dal foglio di lavoro (identificato nel passaggio 1). Se lo si desidera, premere il tasto "spazio" per inserire uno spazio tra le categorie (ad esempio tra Nome e cognome) e il tipo di informazioni standard aggiuntive (come una virgola tra città e Stato, o il tasto "Invio" per una interruzione di linea ). Ripetere questo passaggio per inserire ogni categoria come un campo e premere il tasto "OK" per chiudere la procedura guidata Modifica etichetta.
12 Selezionare il pulsante "Unisci in nuovo documento" nella sezione "Unire" del Gestore stampa unione Toolbox per creare un nuovo documento contenente le informazioni foglio di lavoro Excel come etichette.
13 Salvare le nuove pagine del documento contenente le etichette selezionando "Salva con nome" sotto "File" nella barra dei menu in alto e digitare il nome del documento desiderato nel campo prima di fare clic sul pulsante "Salva".
14 Inserire i fogli di etichette nel vassoio della stampante, se lo si desidera, selezionare la funzione di stampa per stampare le etichette (la funzione di stampa si accede selezionando "Stampa" sotto "File" nella barra dei menu in alto).