Invio di fax tramite e-mail, l'invio e la ricezione di lettere e / o documenti di copertura virtualmente-ha una vasta gamma di vantaggi, tra cui la possibilità di inviare più pagine o fax in una sola volta e risparmiando sui costi di approvvigionamento, di stampa e di riparazione associati ai fax. Emailing ad un numero di fax utilizzando Microsoft Outlook non è difficile, richiede solo un abbonamento al servizio di fax e possibilmente modifiche alla configurazione di Outlook a seconda del servizio fax o versione di Outlook. Una volta istituito, il processo utilizza gli stessi strumenti come un messaggio di posta elettronica regolare, ma in modi leggermente diversi.

istruzione

1 Iscriviti a un servizio fax e seguire le istruzioni di configurazione di Outlook richiesti dal fornitore di servizi di fax se necessario. Se si dispone già di un abbonamento o di lavorare su una rete con i servizi, passare al punto 2. Per rivedere un elenco di provider di servizi Internet fax, come MyFax o RapidFAX, fare clic sul link nella sezione risorse al di sotto o andare su "File" in Microsoft Outlook e alla voce "Nuovo" click "fax" o "Internet Fax". Quando Microsoft Outlook viene richiesto di sottoscrivere "Servizi fax", fai clic su "OK" per aprire la pagina web di Microsoft lista dei fornitori di fax via Internet.

2 Aprire una finestra di messaggio e-mail vuota.

3 Tipo di numero o numero di fax indirizzo di posta elettronica del destinatario del fax nel campo "A ..." campo del messaggio di posta elettronica. A seconda delle istruzioni del fax del fornitore di servizio, i servizi basati sulla rete della vostra azienda e / o la versione di Microsoft Outlook, è possibile digitare il numero di fax diversi modi:

Numero di fax solo: numero di fax 10 cifre, numero 8 cifre, senza prefisso, il numero di 10 cifre con chiamare numeri di carte di seguito o un numero internazionale)

Numero di fax dopo il testo "fax:" tra parentesi: [fax: 1234567890]

Indirizzo e-mail con il numero di fax come nome utente seguito dal simbolo @ e il servizio nome di dominio del provider fax: 1234567890 @ nome di dominio del ServiceProvider

4 Aggiungere un "Oggetto:" che descrive lo scopo del fax come si farebbe normalmente in una e-mail. Alcuni servizi richiedono che il campo "Oggetto" hanno il nome del destinatario o di saluto che appare normalmente su una copertina fax. Ad esempio, "Horatio Banister Washington" o "Fax per Consuela."

5 Collega il tuo copertina e la documentazione del fax per l'e-mail a meno che il servizio permette il corpo della e-mail di fungere da copertina che fornisce le informazioni di contatto di ritorno e il messaggio o le istruzioni per il destinatario.

6 Fare clic sul pulsante "Invia" per inviare il fax. Dopo un certo periodo è passato, il fornitore di servizi fax e-mail una notifica sullo stato del fax simile ad un foglio di trasmissione. Se il fax non passare attraverso, riprovare oppure contattare il destinatario per un numero alternativo.

Consigli e avvertenze

• Se il fornitore di servizi di fax utilizza un indirizzo di posta elettronica regolare per i fax diretti attraverso un server a uno o più macchine o destinatari, digitare l'indirizzo di posta elettronica nel campo "A ..." campo (sunnyfaxes @ domainname) e il numero di fax (s) a il corpo del messaggio. Fissare la copertura pagina / documento (s) e cliccare sul pulsante "Invia".
• Verificare sempre il numero di documenti e / o pagine che si può fax nella tua e-mail prima di sottoscrivere un servizio fax; alcuni fornitori di servizi di fax limitare il numero totale che è possibile inviare in un singolo messaggio.
• Controllare sempre l'ordine in cui si collega il foglio e / o documenti di copertura, come l'ordine di attacco sulla posta elettronica in grado di dettare l'ordine in cui il fax viene ricevuto o stampata.