Se siete come la maggior parte delle persone, la vostra casella di posta si riempie rapidamente con tutti i tipi di messaggi. La maggior parte dei client di posta elettronica come Outlook Express consentono di creare cartelle e le regole dei messaggi per ordinare e gestire i messaggi di posta elettronica in arrivo in modo che non sono sopraffatti.

istruzione

1 Categorizzare i messaggi di posta elettronica che si ricevono in genere. È possibile basare le categorie da mittenti - "il capo", "vendite" e "IT" - o con qualsiasi altro categorizzazioni hanno senso. Fare una categoria separata per i messaggi e-mail personali.

2 Creare cartelle in base alle proprie categorie. Per creare una cartella nella maggior parte dei client di posta elettronica, trovare il menu di navigazione e fare clic su File> Nuovo> Cartella. Sul lato sinistro dell'interfaccia client di posta elettronica si dovrebbe vedere le nuove cartelle elencate. Di solito sono in ordine alfabetico. In alcuni casi si potrebbe prendere in considerazione sottocartelle troppo, per esempio, la cartella "società" può contenere sotto-cartelle per "capo" e "colleghi".

3 Creare regole dei messaggi. Le regole sono ciò che gestire le e-mail in arrivo, e questi devono essere creati logicamente. Il modo più semplice per iniziare è quello di trovare un messaggio di e-mail per una particolare categoria, come l'e-mail il tuo capo '. Evidenziare il messaggio e il tasto destro del mouse, quindi fare clic su "Crea regola dal messaggio." Una procedura guidata regola vi aiuterà a determinare che cosa fare con i messaggi in base al loro indirizzo Da, Subject Line, ecc Quando si crea una regola per email da individui, è meglio utilizzare il Da Indirizzo.

4 Decidere che cosa si vuole fare con il messaggio. Dopo aver selezionato i criteri per l'ordinamento del messaggio decidere se si desidera spostare il messaggio in un'altra cartella, copiare in un'altra cartella o eliminarlo del tutto. Quindi selezionare la cartella che si desidera spostare o copiare il messaggio. Dopo aver salvato la regola, avrete l'opportunità di correre contro il tuo casella di posta, per assicurarsi che funzioni correttamente.

5 Ripetere la procedura per ciascuna categoria di e-mail che si desidera gestire in questo modo. La maggior parte delle vostre e-mail sarà ancora venire a tua casella di posta, ma il vostro più importanti possono essere dirottati verso altre cartelle. Quando si risponde alle e-mail, spostarli fuori della vostra casella di posta elettronica in altre cartelle appropriate come "follow-up", "importante" o "a termine" per mantenere la vostra casella di posta pulita. Assicurarsi di controllare le cartelle importanti regolarmente; la cartella sarà grassetto quando i nuovi messaggi vengono in.

Consigli e avvertenze

• Concedetevi tempo per fare altre attività tra il controllo e-mail. A meno che non ci si aspetta qualcosa di estremamente importante, limitare il controllo della posta elettronica per ogni 30 o 60 minuti. Questo vi permetterà di fare un altro lavoro importante senza interruzioni e-mail.
• Una volta impostata regole di messaggi, non dimenticate di controllare le altre cartelle quando i nuovi messaggi sono disponibili in. Questo sistema è quello di aiutare la priorità le comunicazioni di posta elettronica, non ignorarli.
• Assicurarsi che le regole non siano in conflitto. Se si imposta due regole in conflitto, il programma di posta elettronica potrebbe gettare errori. Le regole vengono elaborate nell'ordine in cui sono stati creati.