È importante indice documenti di grandi dimensioni per renderli user friendly. Le persone raramente hanno il tempo di leggere un documento completo quando vogliono accedere ad un pezzo di informazioni specifiche in esso contenute - soprattutto in un contesto di lavoro, dove il tempo è denaro. L'indicizzazione è un compito relativamente semplice, che permetterà di migliorare la fruibilità dei documenti memorizzati. Se i documenti sono segmentati e indicizzati correttamente le persone possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno in fretta.

istruzione

Mark voci da indicizzare

1 Aprire il documento di Word da indicizzare.

2 Evidenziare con il mouse la parola o la frase da indicizzare.

3 Selezionare "ALT", "SHIFT" e "X" insieme per far apparire la schermata "Segna voce di indice".

4 Selezionare "Mark" o "Segna tutti."

5 Indice le parole usando una frase diversa digitando le parole indice nella "Voce principale" o "Entry Sub" e selezionare "Mark" di nuovo.

6 Ripetere questa operazione per tutte le parole o frasi che devono essere indicizzati.

7 Chiudere la funzione di indicizzazione e salvare il documento.

Creare l'indice

8 Spostare il mouse al punto in cui l'indice deve essere inserito.

9 Seleziona "Riferimenti", "Gruppo Index" e "Index Insert".

10 Selezionare l'opzione "Style" dell'indice, così come tutte le altre modifiche di formato.

11 Selezionare "OK" e l'indice viene inserito nel documento.

12 Salvarlo su disco.

Consigli e avvertenze

• Creare un indice di un documento una volta completata.
• Indicizzazione mentre la scrittura rallenta il processo verso il basso.