Microsoft Excel è un potente e popolare programma di foglio con una varietà di strumenti e filtri che consentono di essere facilmente utilizzato per diversi scopi. Oltre a calcoli e previsioni finanziarie, Excel è un ottimo programma per la gestione delle informazioni, in particolare i contatti. La capacità di Excel per convertire facilmente le informazioni in diversi formati consente di spostarsi rapidamente e senza sforzo i contatti nel vostro programma di Customer Relationship Management (CRM).

istruzione

1 Aprire il file che contiene tutti i contatti in Microsoft Excel. Assicurarsi che i contatti sono elencati in un file che ha una riga di intestazione. Una riga di intestazione contiene il valore che significa per tutti i vostri dati. Ad esempio, una riga nella parte superiore di un foglio di calcolo contatti poteva leggere: Cognome, Nome, Indirizzo, Città, stato, codice postale, telefono, e-mail, sito web. Questa riga di intestazione è importante perché consente al programma CRM di comprendere il contesto di tutti i dati.

2 Vai su "File" nel menu principale di Excel e selezionare "Salva con nome". Selezionare un percorso sul computer in cui si desidera salvare i contatti esportati. Nel menu a discesa "Formato", scegliere "Valori separati da virgola (.csv)." Fai clic su "OK". In Excel 2003 è intitolato il menu a discesa "Salva come" e il formato è chiamato "CSV (delimitato da virgole)."

3 Apri il tuo programma di CRM. Selezionare l'opzione "Importa" sia nel menu principale o la sezione "Contatti". Scegliere "Comma Separated Values", come il tipo di file che si sta importando.

4 Fai clic su "Sfoglia" e individuare il file CSV esportato da Excel. Fai clic su "OK". Il vostro programma di CRM vi chiederà di corrispondere i campi della riga di intestazione nel file di Excel con il campo corrispondente nel programma di CRM. Ad esempio, vi verrà chiesto se si desidera inserire tutti i dati dal campo "Cognome" nel file Excel nel campo "Cognome" nel programma di CRM. Abbinare i campi e fare clic su "OK".

5 Il vostro programma di CRM creerà automaticamente un nuovo file per ciascuno dei tuoi contatti e riempirà i campi utilizzando i dati dal file Excel CSV.

Consigli e avvertenze

• Quando si organizzano prima i contatti in Excel, cercare di rompere i vostri dati di contatto giù in quanti più campi possibile. Invece di inserire nome e cognome di una persona, rompere il nome giù in nome e campi cognome. Applicare la stessa idea di indirizzo di un contatto. Invece di scrivere l'indirizzo completo in un campo, suddividere i dati in un campo Indirizzo, campo città, campo di stato, e il campo codice postale. In questo modo sarà più facile per voi per controllare ogni pezzo di dati quando si esporta da Excel e importare nel vostro programma di CRM.