March 21
E-mail è diventata una forma essenziale di comunicazione aziendale. Anche se e-mail personale è informale, e-mail per le imprese richiede professionalità e cortesia. Le parti fondamentali di una lettera commerciale di carta applicano alla corrispondenza Internet come bene.
Rendere il breve tratto soggetto e accurata. Evitare l'uso di designazioni che potrebbero innescare filtro anti-spam del destinatario, come "Re", un tradizionale sigla appunto ufficio per "Per quanto riguarda," o "Fwd", che significa un messaggio di posta elettronica inoltrato. Riempire sempre nella riga dell'oggetto; lasciando vuoto potrebbe anche dare il messaggio nella cartella di spam.
Utilizzare un saluto professionale per messaggi e-mail aziendale. "Caro signor Foster" crea un'impressione molto meglio di "Hey, Bob" e riflette l'immagine come un uomo d'affari. Lascia una riga vuota dopo il saluto, poi iniziare il corpo della e-mail. Questo modello rende l'intero messaggio più facile per il destinatario a leggere.
Seguire le linee guida lettera commerciale standard per il corpo di tua email. Usare un linguaggio educato per fare una richiesta o spiegare un punto. Se non siete sicuri il destinatario si ricorderà di te o se si sta facendo il contatto per la prima volta, presentarsi nella prima riga. "Grazie per aver parlato con me Giovedi scorso per quanto riguarda il contratto di Johnson" sarà fare jogging la memoria del destinatario prima di entrare nei dettagli del business a portata di mano.
Aggiungere una riga vuota dopo che il corpo della e-mail, di nuovo per rendere il messaggio più facile per gli occhi, poi terminare il messaggio con un educato sign-off, come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o anche "Grazie." Dopo il nome, aggiungere il tuo indirizzo e-mail, numero di telefono. il titolo con la società e anche l'indirizzo dell'ufficio se lo si desidera. Questo offre il destinatario tutte le informazioni di contatto in un unico luogo.
Prima di colpire "Invia", rileggere l'e-mail per la ricerca di problemi: è l'indirizzo email del destinatario corretto nel campo "A", c'è una linea appropriata nel campo "Oggetto" ed è il messaggio privo di ortografia, contesto o errori grammaticali . Doppio controllare la firma e le informazioni di contatto pure.
Utilizzare solo il testo nero su sfondo bianco. Scegliere un tipo di carattere da uomo d'affari, come Times New Roman o Courier. Non utilizzare colori, font formose, la grafica pesante sfondi, emoticon o gergo di Internet, come ad esempio "LOL" (ride ad alta voce). Evitare di scrivere un messaggio in tutte le lettere maiuscole, che è considerato urlare in forma di testo. Se si invia un business e-mail a un gran numero di destinatari, utilizzare l'opzione Blind Carbon Copy (BCC). In questo modo, l'indirizzo email di ogni lettore è protetto e meno probabilità di finire nella lista di spam di qualcuno.