Come utilizzare Microsoft Access per la fatturazione

April 18

Come utilizzare Microsoft Access per la fatturazione


Tenere traccia delle vostre transazioni commerciali con un database Microsoft Access. Usando le tabelle e report, è possibile registrare le ore, i salari e le informazioni sui clienti, e visualizzarli con una fattura. Invece di creare manualmente una fattura su ordinazione ogni volta che è necessario fatturare un cliente, di accesso può generare automaticamente le fatture che è possibile visualizzare, stampare o e-mail. Il rapporto si crea conterrà tutte le fatture, in modo da non dovrà cercare i documenti ogni volta che è necessario rivedere le fatture precedenti.

istruzione

1 Creare una tabella "Cliente" che contiene tutte le informazioni sui clienti o cliente facendo clic sul pulsante "Tabella dati" nella scheda "Crea" del nastro nella parte superiore della pagina. Lo strumento "Tabella Design" permette di creare una tabella da un modello vuoto. Includere campi per il nome, le informazioni di contatto del cliente e il numero ID univoco.

2 Creare una tabella "Fattura" che contiene le informazioni riguardanti ogni transazione commerciale. Aggiungere i campi per la posizione, i costi e gli altri dettagli necessari. Per assegnare a un cliente di ogni transazione, aggiungere un campo "Nome cliente", selezionare "Ricerca guidata" come tipo di dati e collegamento alla tabella "Cliente".

3 Selezionare il campo il nome del cliente nella "Ricerca guidata" per visualizzare i nomi nel campo "Nome cliente" della tabella "Fattura". Questo passaggio crea una relazione tra il "Cliente" e le tabelle "Fattura", e riduce la ridondanza dei dati. Invece di digitare nelle informazioni di contatto del cliente per ogni transazione commerciale, si memorizzano le informazioni una sola volta nella tabella "Cliente".

4 Creazione di un rapporto "Fattura" selezionando il pulsante "Wizard Report" dalla scheda "Crea" sulla barra multifunzione. Selezionare tutti i campi nelle informazioni "Fattura" tavolo e contatto con il cliente dalla tabella "Clienti" per visualizzare sul rapporto. Selezionare "Modificare la struttura del report" nell'ultima schermata del "Rapporto Wizard" per modificare il layout del report.

5 Aggiungere un'intestazione di pagina e piè di pagina, e includere le informazioni di contatto dell'azienda, logo e fattura termini. Aumentare la dimensione della sezione di dettagli del report per visualizzare una sola transazione per pagina. Aggiungi subtotali e totali, ponendo controlli calcolati sul vostro rapporto e inserendo espressioni quali "= [BillableHours] * [salario]."

6 Salvare il rapporto e il nome con un titolo descrittivo. Passare a "Anteprima di stampa" al fine di rivedere il contenuto e il layout del report.

Consigli e avvertenze

  • Utilizzare il "Layout View" per organizzare le caselle di testo durante la visualizzazione dei contenuti del rapporto, allo stesso tempo.