Utilizzando i dati dal database di Access in Microsoft Word consente di risparmiare tempo. Invece di riscrivere il contenuto della tabella di Access (in Word), è possibile utilizzare stampa unione di Word per personalizzare i documenti per il mailing di massa. Prima di unire i campi di accesso con Word, è necessario creare il database di Access e la tabella che vi serve. Creare il documento in anticipo consente di risparmiare tempo. Le istruzioni riportate di seguito valgono per la fusione di un documento di Word esistente con i campi di accesso. È possibile, tuttavia, utilizzare un documento vuoto e creare durante la stampa unione.

istruzione

1 Aprire il documento che si desidera unire in Microsoft Word.

2 Selezionare "Strumenti", "Lettere e indirizzi" e "Stampa unione" dalla barra degli strumenti. Nel riquadro attività Stampa unione, selezionare il tipo di documento che si sta lavorando su lettere, messaggi di posta elettronica, buste, etichette o directory. Quindi selezionare "successivo: documento di partenza."

3 Scegliere l'opzione, "Usa il documento corrente", quindi cliccare su "Next: selezione destinatari."

4 Scegli "Usa elenco esistente" e fare clic su "Sfoglia". Nella finestra "Seleziona origine dati", navigare per trovare il database di Access che si desidera utilizzare e fare doppio clic su di esso. La finestra di dialogo "Seleziona tabella" si aprirà.

5 Scegliere la tabella che contiene i campi di accesso che si desidera unire e fare doppio clic su di esso.

6 Selezionare i destinatari necessari o premere il tasto "OK" per accettare tutti. Fare clic su "Next: composizione lettera" per procedere.

7 Posizionare il cursore all'interno del documento in cui verranno inseriti i campi di accesso. Quindi scegliere "altri pezzi ..." per inserire i campi nel documento di Word.

8 Selezionare i campi singolarmente, fare doppio clic su ciascuno di essi (o fare clic su "Inserisci"), quindi ripetere fino a quando tutti i campi necessari sono aggiunti. Premere il tasto "Chiudi".

9 Torna al documento di Word e aggiungere uno spazio tra i campi o utilizzare il tasto "Enter" per formattare il documento fino a quando i campi vengono visualizzati nel punto desiderato della pagina.

10 Ritorno al riquadro attività "Stampa unione" e fare clic su "Next: Anteprima lettere."

11 Scegliere "Avanti: Completamento unione", quindi "Modifica singole lettere ..." Nella finestra di dialogo "Unisci in nuovo documento", scegliere "All" e premere "OK". I campi di accesso verrà fusa con il documento di Word.

12 Salvare il documento appena unito.