Come impostare una riunione utilizzando Microsoft Outlook

January 28

Microsoft Outlook ha una funzione di incontro che consente di programmare incontri con facilità. Se si utilizza questo programma per motivi di lavoro, si può facilmente invitare i tuoi collaboratori a partecipare a una riunione utilizzando la directory. Se si utilizza questo per uso personale, l'unica cosa che ti serve è l'indirizzo email della persona che si desidera impostare l'incontro con. Con pochi semplici passi, è possibile creare inviti alle riunioni che vi aiuterà a tenere traccia di dove si dovrebbe essere e che ora si dovrebbe essere lì.

istruzione

1 Aprire il programma Microsoft Outlook e andare al bar calendario sul lato in basso a sinistra dello schermo. Si aprirà il vostro calendario personale / professionale. È possibile visualizzare questo calendario per giorno, settimana lavorativa, settimana o mese. Per pianificare una riunione, si dovrebbe essere guardando la vista "giorno".

2 Scegli dal calendario sul lato sinistro dello schermo la data che si desidera pianificare la riunione. Clicca su qualunque data si sceglie. Sul lato destro dello schermo apparirà il tuo calendario per quel giorno e essere organizzati per ora del giorno. E 'organizzato in incrementi di mezz'ora. Così, per esempio, se si desidera pianificare un incontro per 10:00 quel giorno, posizionare il cursore accanto al lasso di tempo le dieci in modo che sia evidenziato.

3 Fare doppio clic sulla sezione evidenziata. Una finestra di pop-up sullo schermo che dice "Senza titolo -. Appuntamento" Ci sono due schede nel pianificatore appuntamento. Quello che si apre automaticamente sarà la scheda appuntamento. Qui è possibile inserire tutte le informazioni importanti per quanto riguarda la riunione. Compila l'oggetto con la ragione per la riunione e compila la linea di posizione con cui si terrà la riunione. Ai sensi di tale sezione è la data e l'ora. Assicurarsi che questa sezione visualizza l'ora corretta e la data di riunione.

4 Fare clic sulla scheda di pianificazione per invitare i partecipanti una volta che tutte le informazioni di appuntamento è stato inserito. Sul lato sinistro dello schermo nella casella "Tutti i partecipanti," è possibile inserire gli indirizzi email delle persone che dovrebbero partecipare alla riunione. Se si aggiunge un contatto dalla rubrica, è possibile fare clic nella parte inferiore dello schermo, sul lato sinistro, dove si dice "Aggiungi Altri" e scegliere l'opzione "Aggiungi da Rubrica". Questo porterà il backup dei contatti e si può cliccare sui nomi delle persone che dovrebbero essere presenti.

5 Vai alto a sinistra dello schermo una volta tutte le informazioni è incluso e fare clic sul pulsante "Invia invito" che si trova sotto il tasto "File" sulla barra degli strumenti. Questo invierà l'incontro invitano fuori per le persone che ha inviato a. Essi hanno la possibilità di accettare, modificare o rifiutare la richiesta di riunione. Riceverai una risposta dal email con la risposta.

Consigli e avvertenze

  • Se si desidera che il programma per ricordare del vostro incontro, è possibile fare clic sulla casella "Promemoria" sotto l'appuntamento Tab.
  • Si può scegliere la frequenza di un promemoria tirando verso il basso la casella accanto alla casella promemoria.
  • Sulla scheda Pianificazione, è possibile spostare l'ora del vostro incontro mettendo il cursore sulle linee verde e rosso sotto il tavolo momento facendo clic e trascinando avanti e indietro.
  • Assicurarsi che si sta inviando il momento giusto e la data di riunione. A volte guardando il calendario e la programmazione nel giorno previsto può essere difficile.
  • Prestare attenzione al calendario se non si utilizza il pulsante di promemoria. E 'facile dimenticare le riunioni quando si ha un programma fitto di appuntamenti.

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