Creazione di un database di Microsoft Excel è un modo semplice di informazioni di rilevamento. banche dati di Excel sono buone per il monitoraggio dei dati piatti, come elenchi di contatti, budget e inviti a eventi. Ciascuno di questi esempi richiede solo una tabella. Excel non deve essere utilizzato come un database per tenere traccia delle informazioni relazionali, come il monitoraggio quali prodotti i clienti acquistano. Questo perché le informazioni relazionale richiede due o più tabelle, come un elenco di clienti e una lista di prodotti.

La progettazione di un database di Excel

Prima in realtà la creazione del database in Excel, si dovrebbe spendere qualche minuto sulla progettazione del sistema. Si tratta di un importante risparmio di tempo per creare una bozza del foglio di calcolo, in quanto può essere difficile per aggiungere i campi in un secondo momento. La bozza dovrebbe identificare tutte le informazioni che si desidera monitorare. Ciò dovrebbe includere le cose come nomi, indirizzi e numeri di telefono per i contatti, o dovuti date e importi in dollari per un database di bilancio. Una volta identificate queste informazioni, allora è relativamente facile da organizzare. La cosa importante da ricordare quando organizzare le informazioni è mantenere campi più piccolo possibile. Ad esempio, non avrebbe un campo chiamato indirizzo; invece, si dovrebbe abbattere in dati più piccoli, come indirizzo, città, stato e codice postale. Questo rende più facile in seguito per cercare e filtrare i dati. Una volta completato il design, è un processo semplice per creare il database.

Creazione di un database di Excel

Ora che avete identificato esattamente ciò che si desidera che il database di Excel per contenere, è facile creare in Excel. È sufficiente avviare un nuovo foglio di calcolo in Excel e salvarlo come il nome del database. Ogni piccolo pezzo di informazione, chiamato un campo che si è identificato in fase di progettazione è una colonna. Ad esempio, per il database dei contatti, la cella A1 sarebbe Cognome, cella B1 sarebbe Nome e C1 sarebbe Indirizzo. Compila i nomi dei campi che attraversano la colonna. Dopo aver creato i campi, è possibile formattare facendo le cose come il ridimensionamento delle colonne, grassetto le intestazioni, e cambiando i colori se lo si desidera. Una volta che è completo, si è pronti per aggiungere dati. Ogni riga in Excel è un record. È sufficiente fare clic nella prima cella vuota della colonna e inserire le informazioni. Se il database sta per contenere un sacco di dischi, allora si può prendere in considerazione il congelamento dei nomi dei campi. Questo sarebbe sempre visualizzare le intestazioni di colonna in modo da poter vedere dove siete, non importa quante righe del foglio di calcolo contiene.