Il Microsoft Exchange Server è un sistema complesso che gestisce le informazioni di comunicazione e di condivisione tra gli utenti. Tuttavia, le basi di questo sistema possono essere delineati in pochi semplici punti.

L'Exchange Server è un'applicazione client / server, il che significa che il cliente --- --- l'utente che vuole inviare un messaggio si connette al proprio account sul server, compone il messaggio, poi lo invia. Il messaggio quindi raggiunge il server e viene memorizzata nella posizione appropriata nel database.

Ci sono quattro componenti di base che costituiscono il Exchange Server. L'Archivio informazioni è dove cassette postali degli utenti conservati e in cui i messaggi vengono memorizzati e organizzati. Il Supervisore sistema è dove vengono create e gestite indirizzi e-mail e le informazioni correlate. Simple Mail Transfer Protocol, conosciuto anche come SMTP, è il sistema che instrada i messaggi da server a server. L'Active Directory gestisce cassette postali degli utenti, liste di distribuzione e le proprietà del server e comunica con il Supervisore sistema per quanto riguarda le informazioni cassetta postale dell'utente. Questi componenti lavorano insieme per: creare account utente e le cassette postali; gestire i dati come ad esempio e-mail, calendari e indirizzi; fornire istruzioni su dove i messaggi devono essere inviati ciò che gli utenti possono visualizzare quali dati.

Una volta che il messaggio viene memorizzato, il server notifica al client ricevente che c'è un messaggio in attesa, purché siano in qualche modo connessi al server per recuperare le notifiche. Il client accede poi nel suo account sul server, a quel punto si può recuperare il messaggio.