Salvataggio di una presentazione di PowerPoint in formato PDF ha una serie di vantaggi che si riferiscono alla facilità del file di accesso, l'efficienza della distribuzione e della navigazione, e la sicurezza. Come tale, quando il materiale viene prodotto per un grande gruppo (o è probabile che il materiale sta per essere stampato e poi distribuita), è utile prendere in considerazione i vantaggi che il formato PDF è rispetto al formato normale "PPT" , che è normalmente di default.

Più facili da vedere

Uno dei vantaggi più importanti circa il formato PDF è che è compatibile con i diversi sistemi informatici. Se la presentazione di PowerPoint viene salvato in un formato PPT, gli utenti di computer avrebbero difficoltà ad accedere e visualizzare il materiale se non avessero Microsoft PowerPoint installato sul loro sistema. Mentre ci sono strumenti disponibili on-line che può aprire comunque questi file senza il programma PowerPoint, crea ancora lavoro extra (e gli utenti di computer inesperti potrebbero non essere in grado di farlo). In alternativa, la maggior parte dei browser moderni possono file PDF ora aprire e visualizzare automaticamente non appena saranno selezionati, che li rende molto più accessibile.

Più veloce di Stampa

gli utenti di computer meno esperti possono avere difficoltà correttamente stampando le presentazioni di PowerPoint in modo che tutte le diapositive sono abbastanza grandi da essere visibili. Questo può richiedere alcune modifiche alle impostazioni predefinite di opzioni di stampa del software PowerPoint, che può essere problematico per fare correttamente. Invece, quando viene salvato come file PDF, il creatore originale ha il controllo anticipo pieno di come apparirà la presentazione quando è stampato (dal momento che guarderò esattamente come avviene sulla pagina PDF). Questo può risparmiare un po 'di confusione e di garantire che ogni versione stampata del PowerPoint è identico.

Rapido per spostarsi

Alcuni utenti potrebbero avere difficoltà a spostarsi rapidamente presentazioni di PowerPoint quando li visualizzazione con il programma PowerPoint originale, come diapositive vengono spesso visualizzate una alla volta. Tuttavia, quando la presentazione è visto come un PDF, gli utenti potrebbero preferire la possibilità di scorrere rapidamente su e giù tra le diapositive; visualizzazione PDF rende anche più facile per visualizzare due diapositive diverse in una sola volta, il che rende più conveniente quando le informazioni tra i due deve essere confrontato.

Sicurezza

Durante la visualizzazione di presentazioni all'interno del programma di PowerPoint, qualsiasi utente è in grado di alterare il documento sul proprio sistema (che può portare a confusione se tale esposizione è poi passato ad altri); questo è molto più difficile quando la visualizzazione di file PDF, come una delle sue caratteristiche principali è la sua resistenza ad essere modificato da utenti inesperti.