March 3
Il formato nota per le email consiste di una intestazione, il paragrafo di apertura, il corpo del messaggio, il punto di chiusura e il blocco di firma. Due linee di spazio sono posti tra ciascuna sezione per dare il messaggio un aspetto uniforme. E 'una buona pratica di utilizzare questo formato ogni volta che si invia una mail al lavoro o per altri scopi professionali. Questo schema chiaramente e rapidamente presenta ciò che il messaggio è di circa e quali azioni, se del caso, si desidera che il destinatario di prendere. Anche se il memo è breve, la corretta ortografia, punteggiatura e la grammatica dovrebbero essere usati in ogni momento.
L'intestazione è costituito dai campi si riempie fuori ogni volta che si invia una e-mail. Il campo "A" è il nome e l'indirizzo email del destinatario. Il computer si riempie automaticamente nel campo "Da" con le informazioni di contatto, così come il campo "Data". La linea "Oggetto" è una frase che indica ciò che l'e-mail è circa. Scrivere una chiara descrizione di ciò che il soggetto è. Non lasciare il campo "Oggetto" vuoto: Questo avvisi alcune reti di computer di spam potenziale e possono indirizzare la posta elettronica nella cartella di posta indesiderata del destinatario.
Il paragrafo di apertura è utilizzato per salutare il destinatario, l'introduzione di te stesso (se necessario) e che spiega il motivo per cui hai inviato l'e-mail. Quanto bene conosci qualcuno indica come il messaggio di saluto formale dovrebbe essere. Chiunque non avete mai incontrato prima dovrebbe essere affrontato con un saluto, come "ciao" o "Saluti", seguito da il titolo e il loro nome completo e poi una introduzione da voi. Poi riassumere il motivo per cui si sta scrivendo.
Il corpo della nota contiene informazioni aggiuntive che sia necessaria per il destinatario di conoscere, richiede una certa azione (o le azioni) da parte del destinatario o di entrambi; così come tali fatti rilevanti, come il motivo per cui si stanno facendo questa richiesta. Tenere sempre il tono del corpo, e il resto della e-mail, educato e professionale, anche se si sta inviando la corrispondenza in circostanze tese. Utilizzare frasi e paragrafi brevi e presentare le informazioni in ordine logico. In genere, i memo non devono correre più a lungo di una pagina se si dovesse stampare l'e-mail.
Per il punto di chiusura, indicare al destinatario quando si preferisce per loro di rispondere, per soddisfare la richiesta o di qualsiasi altra azione che si desidera loro di prendere. Si potrebbe anche affermare ciò che le vostre azioni previste sono in questioni future in materia di emissione. Li ringrazio per la loro considerazione in materia. Indicare se sono stati aggiunti l'e-mail e quello che sono per quanto riguarda gli eventuali allegati. Si può anche chiedere se è possibile inoltrare gli allegati a loro in una e-mail separata. Quindi scrivere un saluto di chiusura come "Cordiali saluti" o "saluti".
Il blocco di firma è dove "segno" l'e-mail con il tuo nome e di fornire le informazioni di contatto. In genere, è già fornito queste informazioni quando è stato istituito il proprio indirizzo di posta elettronica aziendale e il blocco viene generata automaticamente ogni volta che si risponde a una e-mail. Il tuo blocco di firma contiene, nel seguente ordine, con ogni elemento che appare su una riga separata: una linea di caratteri della tastiera (come trattini o asterischi); il tuo nome completo; titolo di business; il nome della vostra azienda; la città, stato e codice di avviamento postale in cui si trova la vostra azienda; il tuo numero di attività; il numero di fax (se applicabile); la tua e-mail aziendali; e il sito web della vostra azienda (se applicabile).