applicazioni per fogli di calcolo forniscono agli utenti di computer di un modo conveniente per raccogliere, monitorare e comunicare i dati. Con l'ausilio di una serie di potenti funzioni, gli utenti possono rapidamente e facilmente assemblare rapporti completi e gettare le basi per l'analisi avanzata. Nonostante questi vantaggi, però, i fogli di calcolo sono diversi svantaggi che creano sfide per l'inesperto e inibiscono gli utenti dal modo efficace utilizzando il software.

Funzioni nascoste

applicazioni per fogli offrono una vasta libreria di funzioni integrate, e gli utenti che hanno bisogno di ulteriori, caratteristiche più avanzate possono anche programmare la propria funzionalità. Molte delle funzioni incluse in potenti fogli di calcolo come Microsoft Excel, però, richiedono all'utente di conoscere e inserire manualmente molte formule complesse. Secondo il sito ufficiale di Microsoft, gli utenti foglio di calcolo Excel possono selezionare le funzioni di base di icone nella parte superiore della vista foglio di calcolo, ma gli utenti devono chiamare funzioni più avanzate inserendo manualmente una formula o un comando in una cella del foglio. Gli utenti che necessitano di un maggiore livello di funzionamento può usare proprio linguaggio di programmazione della Microsoft, Visual Basic, Applications Edition (VBA), per creare la funzionalità, secondo il sito di riferimento Excel di Microsoft; per rispondere a questa esigenza e eseguire questa operazione, però, gli utenti devono avere una certa familiarità con il linguaggio VBA.

Confusione di utilizzo

applicazioni per fogli di calcolo possono apparire un po 'intimidatorio per gli utenti non iniziati, e questo aspetto iniziale schiacciante può portare agli utenti di utilizzare le applicazioni per scopi non intenzionali. Secondo il Dipartimento Oregon di Fish and Wildlife, gli utenti dovrebbero utilizzare fogli di calcolo ai soli fini di compilazione dei dati a breve termine e di analisi, non per la memorizzazione dei dati a lungo termine che molti utenti cercano. Inoltre, alcuni usi di fogli di calcolo, in particolare ordinamento dei dati e la condivisione, sono meglio gestiti in banche dati; il Dipartimento Oregon di Fish and Wildlife indica specificamente che i fogli di calcolo offrono ordinamento limitata, l'interrogazione e la condivisione di capacità, mentre i programmatori di applicazioni di database di progettazione come Microsoft Access e Filemaker di Apple per servire questi scopi. Poiché molti utenti rimangono familiarità con le funzionalità dei fogli di calcolo, possono continuare ad utilizzare i fogli di calcolo inefficace per queste funzioni di database.

Limiti di funzioni semplici

Anche se le applicazioni di fogli di calcolo in grado di eseguire calcoli molto avanzate e molto complessi con facilità, i pacchetti software, spesso limitano o interamente omettono semplice funzionalità. Secondo Murdoch University, fogli di calcolo non hanno la capacità di calcolare semplici equazioni algebriche, e gli utenti di fogli di calcolo possono sperimentare sfide significative quando si cerca di rappresentare graficamente una funzione che include numerose variabili algebriche. Molti utenti, inoltre, tenta di digitare brevi descrizioni o dati di testo di input nelle celle del foglio di calcolo; perché i fogli di calcolo ruotano quasi esclusivamente intorno numeri, piuttosto che le lettere, non possono esistere funzioni di elaborazione semplice parola. L'assenza di funzioni di elaborazione testi come il controllo ortografico e la formattazione dei paragrafi può creare problemi per gli utenti che entrano notevoli quantità di testo, la documentazione embed o desiderano creare intestazioni dei fogli di calcolo elaborati.