Se si lavora da casa, in ufficio o si esegue qualsiasi lavoro che richiede di accedere ai documenti sul computer, è necessario trovare un modo per organizzare i file ricevuti dal vostro capo, collaboratori o anche i clienti. Se i documenti sono disorganizzati e diventano ingombra in una cartella, la capacità di individuare un vecchio file potrebbe diventare quasi impossibile. disordine documento può essere eliminato organizzare i file in modo efficiente.

istruzione

1 Eliminare i documenti obsoleti, in quanto possono ingombrare il computer e rendere più difficile trovare i documenti rilevanti per voi e il vostro lavoro. Prima di salvare un documento al computer, prendete un momento per guardare attraverso il contenuto per determinare se le informazioni devono essere salvate per l'accesso in futuro. Se è non necessario, eliminare il documento e andare avanti.

2 Seguire un metodo per la denominazione file e cartelle archiviati sul computer. Le cartelle possono essere ordinati in una varietà di modi. Ad esempio, se si ricevono generalmente documenti da un client denominato "Susan", si può desiderare di creare una cartella appositamente per "Susan". Un esempio di questo può essere Client / Susan. Ordinamento documenti con estensioni data può anche aiutare. L'aggiunta di una data per l'inizio di un nome di file può aiutare i vostri documenti diventano più organizzato. In cima a quello, aspetti personalizzati possono essere impostate appositamente per determinate cartelle. A titolo di esempio, è possibile impostare diversi aspetti delle cartelle per "Clienti" e "collaboratori".

3 Conservare tutti i documenti relativi in ​​un unico posto. Conservare i documenti di Word, PowerPoint, immagini e fogli di calcolo in cartelle differenti. Ricordate la cartella "Susan"? Si può avere clienti / Susan / Word per i documenti di Word o client / Susan / PP per i documenti PowerPoint da Susan.

4 lavoro completato e continua separato. Un modo per farlo è quello di memorizzare i lavori in corso sul desktop. Quando questo lavoro è completo, è possibile spostarlo in una cartella archiviata in un'altra posizione.

5 Evitare di mettere troppi documenti in una cartella. Se le cartelle diventano troppo pieno, può causare difficoltà quando si tenta di individuare un determinato documento.

6 Sistema tua archiviazione di backup regolarmente. E 'importante fare il backup dei file importanti in caso crash del disco rigido del computer o si verifica un altro evento imprevisto. Questo può risparmiare un sacco di problemi in futuro.