Si utilizza il computer per i dati di input e memorizzare. Quando questo è un file continuo che si accumula i dati di mese in mese, il file può diventare troppo grande e poco maneggevole da trasmettere su sistemi Internet o Intranet regolari. Quando questo accade, è possibile trascorrere una grande quantità di tempo spezzare il file in pezzi morso dimensioni per una facile trasmissione o cercare di ridurre l'intero file da comprimere in una dimensione più in linea con i limiti di dimensione del server.

istruzione

1 Accendere il computer ed eseguire il backup dei file su un'altra fonte nel caso vengano danneggiati durante il tentativo di comprimerli.

2 Aprire il foglio di lavoro o di dati formano si vuole fare più piccoli. Vai alla prima cella del foglio e fare clic sulla casella. Questo dovrebbe evidenziare il contenuto della scatola.

3 Premere il pulsante "F5". Individuare il pulsante che dice "speciale" e fare clic su di esso.

4 Cercare la scheda o il pulsante che dice "spazi vuoti" e fare clic su di esso. Una volta che avete fatto, fate clic su "OK".

5 Guarda le scelte sullo schermo e scegliere "Modifica" e poi "Clear" e, infine, "All".

6 Vai alla riga di fondo del documento o foglio di lavoro. Non utilizzare il menu di scelta rapida, ma farlo a mano. Scegliere l'intera riga in basso.

7 Premere questi tasti allo stesso tempo: "CTRL", "Shift" e la "freccia in giù". Scegliere "Modifica", "Cancella" e "All" ancora una volta. Infine, premere il tasto "Salva". Questo dovrebbe ridurre il file a una dimensione gestibile.

Consigli e avvertenze

• Controllare la dimensione del file periodicamente e ridurre, se necessario.
• Non effettuare tutta l'operazione fino a quando è stato eseguito il backup dei file.