A volte, quando si copiano dati da Word a una e-mail, il messaggio sembra buono da parte vostra, ma il destinatario vede caratteri strani o testo semplice. Alcuni programmi di posta elettronica non possono tradurre alcuni dei formattazione di Word. Ci sono alcuni trucchi che si possono utilizzare per aiutare a garantire che i messaggi e-mail mantenere il formato desiderato sul lato ricevente.

istruzione

1 Avviare il programma di posta elettronica. Scegli "Strumenti" e "Opzioni". Impostare il Formato invio posta a "HTML", invece di "Testo normale".

2 Aprire il documento di Word che si desidera copiare. Fai clic su "Formato". Selezionare "Formattazione automatica" e "Opzioni". Fare clic sulla scheda "Formattazione automatica". Nella sezione "Sostituisci", deselezionare "trattini con Dash" e "Virgolette semplici con virgolette." Fai clic su "OK". Questo dovrebbe eliminare alcuni dei personaggi che non si copiano correttamente per un lettore di e-mail.

3 Creare una tabella in Word, se si desidera organizzare i dati in colonne e righe. Scegliere "Table" e "Inserisci tabella". Aggiungere colonne e righe. Scegliere "Nascondi griglia" per rimuovere le linee intorno al tavolo. Quando si incolla la tabella nel e-mail, la formattazione dovrebbe rimanere lo stesso.

4 Selezionare "Modifica" e "Seleziona tutto" in Word. Hit i tasti "C" "CTRL" e da copiare. Creare un nuovo messaggio di posta elettronica. Fare clic destro nel corpo del messaggio e selezionare "Incolla".

5 Invia il messaggio come un test per diversi programmi di posta elettronica. Ad esempio, se si dispone di un account AOL, un account gratuito come Yahoo o Gmail e un account che si apre in Outlook o Outlook Express, inviare il messaggio a ciascuno di questi. Rivedere l'e-mail in ogni programma. Alcuni programmi non mantenere la formattazione utilizzata in Word.

6 Salvare il documento di Word come un file Rich Text Format se si scopre che i destinatari vedono frequenti errori di formattazione di Word. Aprire il documento e fai clic su "Salva con nome". Nella casella "Salva come", scegliere "formato RTF." Verrà creato un nuovo file, con estensione "rtf" invece di "doc". Tagliare e incollare dal ricco documento di testo al messaggio di posta elettronica.