La creazione di una lista di distribuzione in Microsoft Outlook rende facile per l'invio di un messaggio a più persone senza dover inserire ogni indirizzo di posta elettronica separatamente. Se l'elenco di nomi e indirizzi succede ad esistere al di fuori di Outlook, tuttavia, non tutto è perduto. Con poco sforzo, è possibile importare i nomi in Outlook per creare una nuova lista di distribuzione, consentendo di risparmiare dalla difficoltà di ridigitare esso.

Creazione di una cartella nuovo contatto in Outlook

Per iniziare, è necessario creare una casa per i vostri nuovi nomi prima del loro arrivo. Questa sarà una sottocartella della cartella Contatti di Outlook corrente. In Outlook, fare clic sull'icona Contatti nel riquadro di spostamento. Sulla barra dei menu, fare clic sul pulsante con la freccia lista Nuovo e scegliere Cartella. Digitare un nome univoco per questa nuova cartella in modo che vi sarà difficile riconoscere in un secondo momento.

La creazione di un file CSV

Il formato CSV (valori separati da virgole) è un formato comune, generico ampiamente riconosciuta dalla maggior parte dei programmi di database di tipo. Se non si riesce a salvare in questo formato, prova a incollare i vostri nomi e gli indirizzi in un foglio di lavoro di Microsoft Excel. Assicurarsi di impostare la prima riga di dati che utilizzano intestazioni delle colonne, come nome, indirizzo email, telefono, ecc, a seconda del contenuto della vostra lista. Vai sul pulsante Office, scegliere "Salva con nome" e fare clic sull'opzione "immediata" nel menu "Salva con nome". Ora fare clic sul menu "Salva come" e scegliere CSV. Digitare un nome per il file nella casella di testo Nome file e fare clic su Salva.

Importare il file CSV

Per portare il nuovo file CSV in Outlook, scegliere "Importa ed Esporta" dal menu File di Outlook. Scegliere "Importa da altri programmi o file", fare clic su "Avanti" e selezionare "Comma Separated Values" nella "Selezionare il tipo di file da importare" finestra. Fai clic su "Avanti". Fare clic sul pulsante Sfoglia per selezionare la posizione del file CSV. Fare doppio clic sul file. Fai clic su "Next" per passare alla finestra "Seleziona cartella di destinazione". Nella cartella Contatti, si dovrebbe vedere i contatti sottocartella si è creato nella sezione 1. Selezionare la cartella e fare clic su "Avanti". Fare clic sul pulsante "Mappa campi personalizzati" se è necessario abbinare i nomi dei campi nella vostra lista con i nomi dei campi utilizzati per i contatti di Outlook. Dopo aver verificato che i nomi dei campi sono abbinati, fai clic su "OK", quindi su "Fine".

Creare la lista di distribuzione

Quando sei pronto a creare una nuova lista di distribuzione dai nomi importati, iniziare facendo clic sulla freccia dell'elenco accanto al pulsante Nuovo dal menu File. Scegliere "Lista di distribuzione". Nella finestra "Senza titolo Lista di distribuzione", fare clic sul pulsante "Seleziona membri". Fare clic sulla freccia lista nella finestra "Rubrica" ​​e scegliere il nome della nuova lista. Si dovrebbe vedere un nome per ogni voce nella vostra lista. Tenere premuto il tasto MAIUSC e il tasto freccia giù sulla tastiera fino a quando tutti i nomi sono selezionati. Fare clic sul pulsante "Utenti" per aggiungere tutti i nomi. Fai clic su "OK", digitare un nome per l'elenco nella casella "Nome", quindi fare clic sul pulsante "Salva e chiudi". La vostra nuova lista di distribuzione sarà ora disponibile quando si seleziona i destinatari di un nuovo messaggio di posta.