April 2
Il tipo di scanner utilizzato per i documenti di Office dipenderà dalle dimensioni del documento e gli altri bisogni. scanner piani consentono facile scansione di documenti spessi o di forma irregolare, mentre gli scanner passanti funzionano bene per carta standard 8 1/2-by-11-pollici. scanner portatili vi aiuteranno a scansione più grandi formati di documento che non rientrano in scanner piano o passante, come i piani architettonici o stampe 11-by-17. Dopo aver selezionato lo scanner, è necessario impostare e organizzare il sistema di archiviazione virtuale. Se si prevede di eseguire la scansione di documenti di Office in modo che possano essere utilizzati in un editor di testo come MS Word, Open Office Writer o WordPad, selezionare uno scanner che include il software OCR.
1 Installare il software del driver fornito con lo scanner sul computer lo scanner si collega a. Se si utilizza uno scanner di rete, potrebbe essere necessario installare il driver su ogni computer che utilizza lo scanner in sé, ma non tutti i computer che ha bisogno di visualizzare i documenti. Seguire tutte le istruzioni riportate sulla confezione e le istruzioni su schermo per assicurarsi che il software dello scanner sia installato correttamente.
2 Avviare il software dello scanner facendo doppio clic sulla sua icona sul computer. La maggior parte del software dello scanner dispone di impostazioni che vi permetteranno di salvare le scansioni in determinati formati di file, quali PDF, JPG e DOC.
3 Fare clic sull'opzione PDF se si desidera eseguire la scansione di documenti in modo che mantengono tutte le loro caratteristiche visive tra parole e immagini. Non sarà in grado di alterare tali documenti senza un editor PDF, ma si sarà in grado di visualizzare e condividerli con qualsiasi computer che abbia il software gratuito Adobe Acrobat Reader. Impostare le opzioni PDF per la dimensione e la risoluzione desiderata, come la scansione di serie. Il software può anche permettere di scegliere un percorso predefinito in cui si salverà tutti i file PDF. Scegliere una posizione che è facile da trovare, ad esempio una cartella sul desktop.
4 Fare clic sul testo, Word o icona OCR. Impostare la dimensione del documento preferita, la risoluzione e la posizione predefinita per i documenti che si desidera eseguire la scansione in modo che siano modificabili in un word processor. Se tutti nella vostra azienda utilizza lo stesso programma di elaborazione testi, avere i file salvati nel formato del processore. In caso contrario, il salvataggio dei file in formato Rich Text Format (.rtf) è la migliore, in quanto questo può essere letto dalla maggior parte dei word processor.
5 Selezionare l'opzione per scansioni personalizzate e impostare tutti gli altri compiti di scansione comune che si intende eseguire, come ad esempio un PDF 2-by-3 pollici scansione per biglietti da visita o le posizioni dei file separati per le scansioni per essere salvati e conservati.
6 Testare ogni impostazione attraverso la scansione del tipo appropriato di documenti attraverso lo scanner, poi controllando la posizione del file per assicurarsi che ha salvato in modo corretto. Il software OCR non è al 100 per cento accurate, in modo da controllare sempre i file OCR per gli errori, soprattutto quando si utilizzano i bordi o font non comuni.
7 Informare il resto del personale dell'ufficio in cui è memorizzato ogni tipo di file e come utilizzare lo scanner in modo corretto.
8 Eseguire il backup del computer che memorizza i documenti regolarmente. Ciò manterrà una copia dei documenti acquisiti in caso di guasto del computer.