Un sistema di archiviazione è un modo di organizzare i vostri documenti connessi alle imprese. Idealmente, un sistema di archiviazione consente il recupero rapido ed efficiente dei documenti, ma se non gestire correttamente il sistema potrebbe diventare un pasticcio confuso. Nozioni di base di gestione di un sistema di file nel vostro ufficio per l'efficienza. Mantenere le parole di organizzatore professionale di Sally Allen in mente come si prende questo compito: "Conservare la carta che scorre alla sua destinazione finale."

istruzione

1 Etichettare tutti gli elementi del sistema di archiviazione. Che include cartelle di file, armadi e scatole. Anche se il vostro sistema di archiviazione include archiviazione informatica, tutte le cartelle di file e sottocartelle devono essere adeguatamente etichettati per una rapida consultazione.

2 Impostare un processo di netta per il routing dei documenti nelle posizioni di archiviazione corrette. Per esempio, il primo passo è quello di smistare la posta come viene nel vostro business (spazzatura contro importante), il passo successivo è quello di aggiungere i file alla tua casella di posta del desktop e quindi alla posta in uscita una volta che si determina in cui il documento appartiene. È quindi possibile indirizzare il lavoro di ufficio per un archivio e quando arriva il momento del percorso vecchi file in una grande scatola di deposito per lo stoccaggio in un dietro le quinte.

3 Organizzare i file per categoria e argomento prima (in ordine per priorità), poi in ordine alfabetico per un accesso rapido ed efficiente gestione. Per esempio, si potrebbe avere una categoria generale di fatture, ricevute di vendita e ordini di acquisto --- poi organizzare ogni cartella di file all'interno di ciascuna categoria per l'azienda o individuo di nome sui documenti allegati.

4 Invia tutti i documenti non necessari a un cumulo straccio o scatola e smaltire i documenti utilizzando un trituratore almeno una volta alla settimana. E 'difficile da gestire correttamente il vostro sistema di archiviazione se si dispone di spazzatura eccessivo e spazzatura nel vostro ufficio.

5 Creare un diagramma ad albero scritto che contiene i rami verso le destinazioni finali di tutti i documenti nel sistema di gestione dei file finale per aiutare i dipendenti imparare e osservare il processo di deposito.