March 3
Se siete sopraffatti presso l'enorme volume di e-mail non letti nella posta in arrivo, potrebbe essere il momento per una revisione organizzativa. Dal momento che non ha molto senso di istituire un sistema di organizzazione e-mail cartaceo, un virtuale organizzatore e-mail renderà la vostra vita più semplice e mantenere la vostra casella di posta calmo e composto. Ogni client di posta elettronica offre diversi modi per organizzare, ma quasi tutti offrono impostazioni automatiche che possono essere utilizzati per dare priorità e-mail e ripulire la posta in arrivo indisciplinati.
1 Decidere su una serie di categorie che si dividono i messaggi di posta elettronica in più gestibili, fasci correlati. categorie di posta elettronica popolare potrebbe essere un lavoro, personale, scuola e famiglia. Molti trovano utile categorizzare le loro e-mail dalla persona che ha inviato e / o il contenuto si rivolge. Ad esempio, se il posto di lavoro ha un piccolo staff, è possibile classificare le e-mail in base alle diverse persone con le quali si scambiano e-mail. In alternativa, si può scegliere di classificare le e-mail da parte del programma, attività o contenuti, come Comitato Premi, Newsletter e client interroga. Queste categorie saranno i nomi delle cartelle che si istituirà per distribuire automaticamente le chiamate ricevute (e in uscita, se si preferisce) messaggi di posta elettronica.
2 Creare sottocartelle per la cartella Posta in arrivo principale. Nome loro corrispondentemente con l'elenco delle categorie create. La cartella Posta in arrivo dovrebbe includere una serie di cartelle vuote con i nomi si è scelto di suddividere le e-mail. Si può anche desiderare di creare sottocartelle simili nella cartella Posta inviata.
3 Aprire le regole e menù avvisi via e-client di posta elettronica. In Microsoft Outlook, il manager "Regole e avvisi" si trova nel menu Strumenti. Seguire i passaggi per creare "regole" che verranno applicate automaticamente tutti i messaggi in entrata e in uscita. Quando una regola viene applicata a un messaggio, distribuirà automaticamente nella cartella specificata. È possibile impostare una regola fino a cercare parole specifiche nell'oggetto o nel corpo di una e-mail, o per cercare il nome di un mittente specifico o un gruppo di mittenti. È anche possibile scegliere se si desidera conservare una copia della e-mail nella posta in arrivo, oltre a inviare una copia alla rispettiva sottocartella. Impostare ogni regola in modo che invii di lavoro e-mail nella sottocartella lavoro, le e-mail personali al sottocartella personale, ed e-mail di famiglia nella sottocartella famiglia. Selezionare l'opzione che richiede di eseguire le regole e le segnalazioni di messaggi esistenti nella tua casella di posta per evitare manualmente spostando i messaggi più tardi.
4 Modificare le impostazioni e-mail in modo che i messaggi devono essere contrassegnati manualmente come "leggere". Lasciando il client di posta elettronica determina automaticamente che un messaggio è "leggere" quando si può solo aver accidentalmente cliccato su di esso può portare a confusione e cadere messaggi.
5 Attivare la lettura o riquadro di anteprima del vostro client di posta elettronica, che consente di visualizzare in anteprima un messaggio di posta elettronica senza aprirlo in una nuova finestra. Attivazione del riquadro di lettura o anteprima accelererà le attività RIVEDERE di posta elettronica e rendere più facile per voi per individuare gli scambi passati.
6 Decidere su un insieme di categorie per i vostri messaggi e-mail in entrata e in uscita come si farebbe per la creazione di un sistema di posta elettronica foldering. Le etichette e le cartelle sono in genere i metodi si escludono a vicenda di organizzazione e-mail. Il tuo client di posta elettronica è probabilmente adatto all'utilizzo sia etichette o cartelle per organizzare i messaggi. Ad esempio, Outlook utilizza le cartelle, mentre Gmail utilizza etichette. Creare nuove etichette titolati secondo l'elenco delle categorie che si avvicinò con in passaggio 1 della sezione Cartella.
7 Vai al menu Filter nel client di posta elettronica per creare un nuovo filtro. Gmail chiama il suo metodo di applicazione delle regole e avvisi per i messaggi in entrata e in uscita "filtraggio", anche se il nome può essere diverso in altre, simili, client di posta elettronica basati sul Web. Specifica le condizioni del nuovo filtro per ogni etichetta posta elettronica che designa un corrispondente categoria di messaggi di posta elettronica. È possibile attivare un filtro in base al mittente, parole del soggetto o nel corpo del messaggio di posta elettronica, e se il messaggio ha un allegato.
8 Sul prossimo passo del Filtro o procedura guidata di configurazione equivalente, dire al client di posta elettronica per applicare l'etichetta appropriata al tipo di e-mail che avete appena specificato. Si dovrà impostare le etichette in anticipo in modo che sia possibile selezionare quello corretto dal menu a tendina per ogni categoria avete deciso di utilizzare. Inoltre, si può dire il filtro per assumere una o più di una lista di diverse azioni, come ad esempio l'archiviazione automaticamente il messaggio, la rimozione dalla tua casella di posta, che segna automaticamente il messaggio come importante, o la marcatura il messaggio come letto. Applicare il filtro per i messaggi già nella tua casella di posta in modo da non dover etichettare manualmente, che può richiedere ore.