Come creare un sistema di archiviazione Flawless su un computer

September 21

Per creare un sistema di archiviazione perfetta su un computer richiede tempo e pazienza. Molti piace l'idea di essere in grado di trovare i file in modo semplice ma non vogliono prendere il tempo per rendere più facile. Tuttavia, si può fare con una quantità minima di tempo se si seguono le istruzioni riportate di seguito.

istruzione

1 Creare cartelle in Documenti o su un disco su cui è stato assegnato lo spazio per i vostri documenti.

2 Fai come cartelle, se necessario. Se si lavora dal computer quindi assicuratevi di avere cartelle per ciascuna delle società per cui lavori e quindi dividere la cartella in sotto-cartelle in modo da non dover cercare costantemente per informazioni importanti. Ad esempio, se si stesse facendo un lavoro di inserimento dati, è possibile creare una cartella con il nome della società. Sottocartelle potrebbero includere "fogli di presenza", "mail" si riceve, "documenti" Avevi bisogno di dotare la società di e "esempi" del lavoro che state facendo.

3 Assegnare le cartelle per i documenti personali come bene e dovrebbero essere separati da tutti i documenti di lavoro che avete. Pertanto, si vuole fare una cartella per i documenti di lavoro e un altro per i documenti personali, e quindi aggiungere le sottocartelle.

4 Mantenere i documenti scolastici, file privati, immagini e musica in sezioni separate. Categorizzare le cartelle a seconda delle esigenze.

5 File ogni documento nella cartella appropriata - o crearne uno nuovo - come li ricevi. Aggiungere le cartelle con la frequenza necessaria. Se si esegue questa operazione ogni volta che si riceve un documento, è facile da gestire.

6 Applicare questa procedura per le e-mail che si ricevono e si avrà un sistema di archiviazione impeccabile sul computer.

Consigli e avvertenze

  • Ricordate che potete fare le cartelle come complicato o semplice come si vuole - questo è il vostro sistema di archiviazione.
  • Il tipo di documenti avete a che fare con dettare come spesso si dovrebbe eseguire il backup del lavoro.
  • Non dimenticare di eseguire il backup delle cartelle su un CD o DVD, e mantenere il backup in un luogo sicuro. I computer non durano per sempre - Eseguire il backup dei dati.