Se avete bisogno di contattare lo stesso gruppo di persone periodicamente - anche se non è molto spesso - fa buon senso per creare una mailing list. È possibile utilizzare una mailing list di ogni anno della carta di soggiorno o di una festa annuale, ogni mese per un club del libro, ogni settimana per un gioco di carte regolari. Un grande vantaggio di una mailing list è che, opportunamente aggiornato, che si libera dal dover ricordare tutti sulla lista ogni volta che avete bisogno di inviare le carte o altri avvisi.

istruzione

1 Creare un nuovo foglio di calcolo e dargli un nome descrittivo, come "Holiday Mailing List".

2 Aggiungere intestazioni nella riga 1. Se si è certi che si intende utilizzare questa mailing list solo per affrontare le buste e non per fare lettere tipo (che potrebbe comportare utilizzando nomi solo in alcuni casi, per esempio), etichettare le colonne come segue:

A1: Nome e cognome
B1: Indirizzo 1
C1: Indirizzo 2
D1: Città, Stato Codice postale

Se potrebbe essere necessario separare tutti gli elementi della lista, ad esempio, nome e cognome, fare una colonna per ciascuna. A1 diventa "Nome", B1 diventa "Cognome," e così via. Si potrebbe anche aggiungere una colonna per "soprannome". La busta potrebbe leggere William Smith, ma forse la lettera inizia "Caro Bill."

3 Riempire le righe sotto le intestazioni delle colonne. Se "Indirizzo 2" non si applica in alcuni casi, basta lasciarlo vuoto. Se alcuni dei dati dei tuoi contatti include nomi di società, è possibile immettere quelli come "Indirizzo 1" o aggiungere una colonna "Società", riempiendolo in o lasciarlo vuoto a seconda dei casi.

4 Doppia-controllare ogni voce per errori tipografici o altri errori.

5 Salvare il foglio di calcolo. È ora possibile utilizzare come riferimento per l'indirizzamento a mano o come fonte per un programma di elaborazione testi per creare e stampare le buste automaticamente.

Consigli e avvertenze

• È possibile utilizzare un unico foglio di calcolo per tutte le mailing list con l'aggiunta di una colonna "List". Per ogni indirizzo, aggiungere il motivo la persona è sulla lista, per esempio, "club del libro." Poi, quando è necessario contattare il club del libro, è possibile ordinare l'elenco in base alla colonna "Lista" e facilmente selezionare solo quelle persone.
• Se si dispone di molti indirizzi inseriti in un libro o un contatto elenco di indirizzi e-mail, provare a esportare la rubrica in un file di foglio di calcolo (.xls). E 'più veloce e più facile da eliminare molte righe di informazioni estranee che a digitare gli indirizzi in acqua dolce.