Avete un grande schedario traboccante di dichiarazioni, appunti del corso, e altri oggetti carte che occupano un sacco di spazio e può essere difficile per la ricerca. Questa guida vi spiega come trasferire questi file in formato digitale sul proprio computer per risparmiare spazio, e di fornire per un facile backup e la ricerca.

istruzione

1 In primo luogo, montare le forniture. È probabile che già dispone di un computer ei file in qualche modo organizzato. Quello che non si potrebbe avere è uno scanner adatto. Scansione gran numero di documenti con uno scanner piano può essere un compito reale, così investire in aa scanner in grado di accogliere un certo numero di fogli di carta alla volta. scanner dedicati possono, stranamente, essere molto più costoso di all-in-one stampante / fax / scanner. La maggior parte hanno capacità comparabili in termini di risoluzione, che possono produrre - quello che più ti interessa è il numero di fogli dello scanner può accettare alla volta. Inoltre, leggere le recensioni on-line per fare in modo che l'alimentatore non lo fa marmellata. Un'opzione aggiuntiva che potrebbe venire in utile è la capacità di duplex automatico la scansione - questo vi permetterà di effettuare la scansione entrambi i lati di un documento senza un passo ricarico manuale.

2 Dopo avere tutti i materiali a portata di mano, passare attraverso i file che desideri elaborare e ordinarli. Ti consigliamo di gruppo carte simile a larghezza insieme (cioè carta di notebook con carta notebook, carta per fotocopiatrici con carta per fotocopie), e estrarre le carte che hanno piegato gli angoli, le lacrime, o altri danni che potrebbero interferire con l'alimentatore di documenti. Poi, raggruppare i documenti in lotti che lo scanner può accettare; per esempio, fasci di dieci pagine. Questi documenti raccolti possono andare nel box "in".

3 Ora, sei pronto per la scansione! Caricare il software di scansione in dotazione con la stampante / scanner e caricare il primo lotto di documenti nello scanner. Scegli una risoluzione appropriata - 300 DPI è standard, e di solito più che sufficiente. La scelta di una risoluzione più alta può causare un'immagine di migliore qualità, ma questo richiederà più tempo per eseguire la scansione, e più spazio per memorizzare. La scelta in scala di grigi invece di colori può anche risparmiare spazio su disco. Per i documenti, PDF è un buon formato da scegliere, come sarà più facile ai documenti di gruppo con più pagine in un unico documento di quanto lo sarebbe stato con le immagini.

4 Continuare l'elaborazione del resto del vostro lavoro di ufficio. Se si dispone di molti documenti digitati, forse vale la pena di investire in software OCR (come ABBYY FineReader). Questo permette di convertire il testo nei documenti in modificabile, testo ricercabile. Il software è molto meno affidabile per i documenti scritti a mano.

Consigli e avvertenze

• Prova a impostare lo scanner ad una altezza comoda per facilitare il carico.
• Trovare un libro da leggere o un film da vedere mentre si sta scansione. Il processo può richiedere un certo tempo.
• Non buttare via gli originali cartacei prima di aver verificato le copie digitalizzate e backup.
• Questo può essere un grande progetto. Se siete a corto di tempo, e hanno i soldi in più, si potrebbe considerare l'assunzione di un servizio di scansione dei documenti.