Come creare un ufficio senza carta casa

October 4

La creazione di un ufficio a casa senza carta vi aiuterà a trasformare uno spazio di lavoro ingombra in una piacevole. Senza note adesive che vivono sul monitor e pile di documenti per ordinare attraverso tutti i giorni, vi troverete a fare il lavoro più effettivo, invece di cercarlo. Mentre alcuni documenti originali deve conservati in forma cartacea, maggior parte dei documenti e le note possono essere facilmente e in modo sicuro digitalizzato.

istruzione

Organizzare il Libro

1 Rimuovere qualsiasi e tutti i blocchi per appunti, piccoli pezzi di carta, cartoncino e qualsiasi altra carta dal vostra portata immediata. li dare via ad altre persone o per i bambini. O utilizzarli in altre stanze della casa in cui potete avere bisogno di loro. Rimuovendo la carta dalla vostra portata immediata, si contribuisce a rompere l'abitudine di scrivere troppe note e la creazione di pile di carta. Quando si smette di fare affidamento su carta, le spese di ufficio diminuirà, aiuterete l'ambiente, e la vostra scrivania saranno immediatamente guardare più ordinato.

2 Organizzare i documenti esistenti con la raccolta di tutti insieme. Pile backup di tutti i documenti che sono attualmente sul desktop, tra cui quelle note appiccicose che decorano il monitor del computer e l'ufficio domestico telefono. Ordina attraverso la pila e organizzare ogni pezzo di carta in un mucchio appropriata. Per esempio, indirizzi e numeri di telefono, nomi utente, indirizzi di siti web e le password e codici PIN possono tutti andare in una pila.

3 Fare un altro mucchio di carte obsolete che non ti servono. Questi possono essere riciclati o triturati e riciclati. Alcuni tipi di carta che probabilmente non è necessario tenere sono le ricevute di alimentari, vecchie garanzie, manuali di istruzioni per i prodotti che non è più proprio, qualsiasi polizza di assicurazione auto che non è la vostra politica attuale, le ricevute per gli acquisti che non possono più essere restituiti e non sono spese d'ufficio . bollette vecchie utilità possono essere riciclati.

4 Fare un mucchio di scansione per i documenti che non è necessario in questo momento, ma è necessario mantenere. Questi possono essere i documenti che potrebbe essere necessario fare riferimento in futuro, ma non hanno bisogno gli originali. Ad esempio, tutti questi documenti possono essere scansionati e memorizzare sul computer: estratti conto, documenti di investimento, le dichiarazioni dei redditi (l'IRS accetta documenti online now), e le ricevute. Le ricevute possono essere acquisiti in e organizzati in file digitali, liberando un sacco di spazio per uffici.

5 Conservare originali, documenti importanti in una piccola scatola di blocco o di sicurezza. Conservare i documenti e le carte originali che non possono essere facilmente sostituiti. Includi certificati di nascita, i titoli auto, documenti notarili, testamenti, documenti per il divorzio, o qualsiasi altro, documenti legali vincolanti. Questi documenti importanti saranno tutti ormai al sicuro, fuori dalla vista, e ben conservati in un unico luogo.

6 Per idee, lavori in corso e per fare le liste, fare un mucchio di priorità. Separare le carte in casa dalla carta di lavoro se questo vale.

Opzioni di storage digitali

7 Determinare se si desidera utilizzare il computer, un servizio web-based di archiviazione, CD, o un hard disk di backup per memorizzare i documenti digitali. Questo dipenderà da quanti documenti avete bisogno di memorizzare, come sicuro hanno bisogno di essere, e chi altro in ufficio a casa avrà bisogno di accedere ai documenti.

8 Eseguire la scansione dei documenti importanti con lo scanner del computer. memorizzarli in cartelle del computer organizzati sul computer. Utilizzare un backup disco rigido se avete bisogno di più spazio di archiviazione. Per i documenti condivisi o documenti basati sul Web, si consideri un sito web gratuito o archiviazione dei documenti a basso costo.

9 Creare una lista di priorità per l'home office. L'elenco di priorità includerà le offerte, lavori in corso e per fare le liste, e altre note importanti da vedere in questo momento. La lista delle priorità può essere creato utilizzando un'applicazione rilievo appiccicoso sul computer, un blocco note di computer, o anche un programma di elaborazione testi. Digitare tutte le informazioni dalle vostre note e per fare le liste in questo documento. Questa lista dovrebbe vivere sul desktop e deve essere sempre aperto. Quando si ha una nuova idea, o un elemento da aggiungere alla lista, non raggiungere le note appiccicose. Digitare nella lista e salvarla spesso.

10 Ridurre al minimo la quantità e la frequenza con cui si stampano i documenti. documenti e-mail a se stessi o gli altri quando è necessario condividere un documento sul computer. Utilizzare un servizio di promemoria online gratuito per tenere traccia delle informazioni importanti o anche una lista della spesa.

11 Ridurre le dichiarazioni da parte dei clienti e la propria fatturazione affidandosi a metodi digitali, quando possibile. Cambiare tutte le bollette home office alle dichiarazioni on-line, e la richiesta di interrompere la ricezione dichiarazioni di carta. Questo può aiutare a mantenere il vostro home office senza carta.

Consigli e avvertenze

  • La creazione di un ufficio a casa senza carta ci vorrà del tempo.
  • Agire, scansione o file immediatamente eventuali documenti.
  • Lascia piani, spazi puliti libera di carta.
  • Ottenere una scrivania più piccola per incoraggiare meno palificazione carta.
  • Aprire la posta sopra il cestino, subito scartando buste e materiale di marketing.
  • Non ripiegare su vecchie abitudini di ingombrano il vostro home office con la carta in più.

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