soluzioni software per la gestione dei documenti Workflow consentono di controllare il ciclo di vita dei documenti. Il ciclo di vita dei documenti comprende come vengono creati i documenti, recensione, pubblicate, condivise e in ultima analisi, smaltiti o conservati.

Workflow Management

I flussi di lavoro sono il movimento automatico di documenti attraverso una sequenza di operazioni. Quando un autore crea un documento, il software inizializza un flusso di lavoro che, ad esempio, crea attività di revisione, assegna i compiti agli altri, quindi invia avvisi e-mail con le istruzioni e un link al documento.

Rivedere e modificare

I documenti sono memorizzati in una libreria di documenti. Quando si estrae un documento per lavorare su di essa, gli altri utenti non possono apportare modifiche ad esso. Al termine, si controlla il documento in modo che altri utenti possono quindi lavorare su di esso.

Controllo della versione

Il software conserva le versioni precedenti dei documenti, ogni univocamente numerati, in modo da poterli rivedere. Il sistema conserva i dati del documento e la storia all'uso richiesto per molti tipi di conformità alle normative, come quelle richieste dalla Health Insurance Portability e Accountability Act (HIPAA).