Utilizzare regole client e-mail per organizzare la vostra posta in arrivo

March 2

Utilizzare regole client e-mail per organizzare la vostra posta in arrivo


Microsoft Outlook è il più popolare di tutti i client di posta elettronica. Campaign Monitor, una società di monitoraggio, rileva che a partire dal giugno 2011, quasi il 28 per cento di tutti i messaggi e-mail sono stati inviati da una qualche versione di Outlook. Il concorrente cliente successivo più vicino, al 11.13 per cento, è stato Apple Mail, il software di e-mail per OS X incluso con computer desktop e portatili di Apple. Nessun altro software client ha reso al di sopra del punto due per cento; tutti gli altri programmi di posta elettronica nel mix Monitor campagna erano interfacce basate su Web.

client di posta elettronica come Outlook differiscono da strumenti basati sul Web in un modo critico: Invece di essere semplici portali in quello che si trova su un server di posta lontana, un client è un programma che viene eseguito su un computer locale e utilizza il computer locale per eseguire varie operazioni che poi sincronizzare al server di posta remoto. Servizi come Hotmail, Gmail e Yahoo Mail consentono agli utenti di ordinare automaticamente loro caselle di posta con le regole che vengono eseguite in remoto, sul server. Per sfruttare anche i modi più potenti per organizzare la vostra casella di posta, utilizzare il software client e lascia passare programma di regole più complesse direttamente sul computer - con molta più flessibilità rispetto con uno strumento basato sul Web.

istruzione

Microsoft Outlook

1 Fare clic sulla scheda "File" e selezionare "Gestione regole e avvisi".

2 Fare clic sulla scheda "E-mail Regole" nella finestra di dialogo che si apre, quindi selezionare "Nuova regola". Una nuova finestra di dialogo verrà visualizzata con tre sezioni di modelli. intestazione della sezione inferiore dice "Inizia da una regola vuota."

3 Specificare se si desidera che la nuova regola vuota da applicare quando i messaggi arrivano o dopo che sono stati inviati, quindi fare clic su "Avanti" per far avanzare la procedura guidata regole.

4 Identificare le condizioni che si desidera un messaggio per rispondere a risentire la regola, nel "Passaggio 1: selezionare le condizioni (s)" finestra.

5 Aggiornare il "Passaggio 2: modificare la regola di descrizione" di dialogo facendo clic su ogni valore sottolineato per le condizioni che hai aggiunto. Identificare i valori specifici che si desidera incontrare per la regola per innescare. Fai clic su "Avanti".

6 Spiegare le eventuali eccezioni che si desidera per queste regole, utilizzando lo stesso approccio "Fase 1" e "Fase 2" utilizzato in precedenza nella procedura guidata. Ad esempio, è possibile impostare una regola per eliminare tutti i messaggi provenienti da mittenti a example.com con l'eccezione di [email protected] Fare clic su "Avanti" dopo aver inserito i tuoi eccezioni - se avete affatto.

7 Inserire un nome per la regola nel "Passaggio 1: Specificare un nome per questa regola" finestra. Il nome può essere qualcosa che ti piace.

8 Selezionare una delle tre opzioni in: finestra "Fase 2 di installazione di opzioni delle regole". Fare clic sulla casella "Esegui questa regola ora ..." per eseguire la regola su tutti i messaggi attualmente nella tua casella di posta. Fai clic su "Attivare questa regola" per deselezionare se si desidera creare la regola, ma disattivarlo prima che possa agire. Fai clic su "Crea questa regola ..." per renderlo applicabile ad ogni account di posta elettronica associato con Outlook.

9 Fai clic su "Fine".

apple mail

10 Aprire Mail e selezionare "Preferenze" dal menu "Mail".

11 Fare clic su "regole", quindi "Aggiungi regola". Digitare un nome per la regola che compie il tuo obiettivo desiderato.

12 Scegliere se tutte le condizioni, o solo una di esse, deve essere vero per la regola abbia effetto su un dato messaggio.

13 Selezionare le condizioni che scatenano la regola. Aggiungere diverse condizioni facendo clic sul pulsante "Aggiungi" per aprire un menu pop-up con campi di immissione supplementari.

14 Selezionare le azioni specifiche che verranno eseguiti se sono soddisfatte le condizioni. È possibile aggiungere più azioni in sequenza facendo clic sul pulsante "Aggiungi"; queste azioni si verificheranno nella sequenza che hai delineato nella regola.

Consigli e avvertenze

  • regole e-mail basate su client funzionano solo quando si apre il programma client - molto diverso regole basate su server (come in Gmail o Hotmail) che funzionano non appena un messaggio colpisce il vostro conto se si sta utilizzando e-mail o meno. Per questo motivo, se si ignora il software client accedendo tramite un'interfaccia Web o un'applicazione per smartphone, vedrete il vostro casella di posta come apparirebbe prima le regole sono entrate in vigore.
  • le regole di posta elettronica per Outlook e per Apple Mail vengono eseguiti nell'ordine in cui appaiono nella lista delle regole. Quindi, se si dispone di una regola che avrebbe eliminare un messaggio, e uno che sarebbe spostare una copia in una cartella specifica, fare in modo che la regola di spostamento appare prima. In caso contrario, la seconda regola non sarà mai innescherà perché la prima regola ha portato alla scomparsa indesiderata del messaggio.