Essere in grado di salvare i contatti nella rubrica e quindi utilizzare quel libro di selezionare le persone a inviare e-mail ad un grande risparmio di tempo. Se si lavora con più team o hai gruppi di persone spesso-mail allo stesso tempo, quindi è possibile risparmiare ancora più tempo utilizzando una lista di distribuzione. Una lista di distribuzione di Outlook è la stessa di un ID di gruppo o il nome del gruppo in altri strumenti di posta elettronica. La lista di distribuzione è più semplice da configurare, se si dispone già di contatti nella tua rubrica.

istruzione

1 Creare una lista di distribuzione come parte della vostra rubrica. Selezionare "File" e poi scegliere "Nuovo" dal sottomenu. Sul prossimo sottomenu, selezionare "Lista di distribuzione".

2 Inserire un nome per l'elenco. Se l'elenco è per una squadra, allora è necessario utilizzare il nome della squadra, il nome del progetto o di un acronimo per la squadra. Se l'elenco è per un altro gruppo, creare un nome che vi sarà facile ricordare.

Utilizzare il pulsante "Seleziona membri" per aprire la finestra Seleziona membri, dove si scorrere la Rubrica per aggiungere nomi alla lista. Fare clic sul pulsante "Utenti" nella finestra Seleziona membri per copiare i nomi che si desidera nella vostra lista dal lato sinistro al lato destro. Quando hai finito di aggiungere i nomi, fai clic su "OK". Si tornerà alla finestra Lista di distribuzione e sarà popolata con i membri si è scelto. Se vi siete persi qualcuno, è sufficiente fare clic sul pulsante "Seleziona membri" per trovare altre persone.

Se lo si desidera, si può anche aggiungere persone alla lista che non sono attualmente in rubrica, utilizzando il pulsante "Aggiungi nuovo" nella finestra Lista di distribuzione. Oppure si può rimuovere le persone dalla lista che non si desidera avere nella lista utilizzando il pulsante "Rimuovi". Utilizzare la scheda "Note" per aggiungere dati facoltativi sulla tua squadra o gruppo per essere salvato con la vostra lista.

3 Salvare la lista di distribuzione utilizzando l'opzione "Salva e chiudi" sulla barra degli strumenti. Si dovrebbe vedere la finestra di Outlook che eri prima di avviare la funzione di lista di distribuzione. Se si sposta alla finestra contatti, vedrete il vostro elenco di distribuzione lì.

Consigli e avvertenze

• Per visualizzare o aggiornare una delle tue liste di distribuzione, è necessario fare clic sull'icona "contatti" sulla barra Collegamenti ad Outlook. Verrà visualizzato l'elenco dei contatti. Scorrere i contatti fino a vedere la lista che si desidera aggiornare. Liste di distribuzione avranno un'icona a doppia testa accanto al nome per indicare che si tratta di un elenco contenente più di un contatto. Oppure, se vi ricordate quello che hai chiamato la lista, è possibile utilizzare le lettere sul lato destro della finestra di muoversi rapidamente ai contatti e liste di distribuzione che iniziano con la lettera che hai usato all'inizio del tuo nome lista. Fare doppio clic sulla lista che si desidera visualizzare o aggiornare e la finestra Lista di distribuzione verranno visualizzati con i dati in modo da poter modificare l'elenco. Se si apportano aggiornamenti, assicurarsi di salvare le modifiche. Una volta visualizzata la finestra lista di distribuzione, è possibile utilizzare il up (precedente record) e verso il basso (record successivo) frecce sulla barra degli strumenti per scorrere e aggiornare facilmente tutti i record di contatto.
• La prossima volta che si desidera inviare una email a questa squadra o di un gruppo, fare clic su "Rubrica" ​​dalla A o copiare i campi. Selezionare la lista di distribuzione dai contatti facendo doppio clic sul nome o utilizzando il TO, CC o BCC pulsante e facendo clic su "OK" quando hai finito di aggiungere destinatari. Quando il messaggio viene inviato, che attribuirà il backup di tutti gli indirizzi e-mail membri per l'e-mail in modo che tutti i membri ottengono.
• Per eliminare una lista di distribuzione, con tale elenco visualizzato nella finestra Lista di distribuzione, accedere al menu e selezionare "File" e poi "Elimina". L'elenco sarà poi andato, però, i contatti individuali rimarrà nella rubrica se sono stati aggiunti lì.