Un file Portable Document Format (PDF) è spesso utilizzato per mantenere la formattazione di un documento creato in un altro programma, come ad esempio un documento Word, foglio di calcolo o un file di disegno complesso. PDF vengono creati e gestiti utilizzando Adobe Acrobat. Per impostare un file di database in formato PDF, la soluzione migliore è quella di creare in primo luogo utilizzando un programma di database o fogli di calcolo, come Microsoft Excel. Quindi è possibile convertire il file in formato PDF e aggiungere barra di ricerca e indice le caratteristiche di Adobe Acrobat, rendendo più facile per gli utenti di cercare nel database.

istruzione

Convertire database in PDF (Rif. 1, 2)

1 Aprire un foglio di calcolo sul computer e inserire tutti i dati che si desidera includere nel database. Se si utilizza un programma di database, sarete in grado di inserire i dati molto più efficiente rispetto se si dovesse avviare un PDF da zero. Salvare il file quando è completato.

2 Salvare il file in formato PDF se si sta utilizzando un programma che permette. Tutti i programmi di Microsoft Office offrono questa capacità, fino a quando si dispone già di Adobe Acrobat installato sul computer. Per esempio, in Excel, fare clic sul "pulsante Microsoft Office," Scorri "Salva con nome", e selezionare "PDF o XPS." Digitare un nome di file e fare clic su "Pubblica". In altri programmi, si può essere in grado di stampare in PDF usando la stampante Adobe PDF. Aprire il file PDF in Adobe Acrobat.

3 Convertire il file tramite Adobe Acrobat se Fase 2 non è possibile. Aprire Acrobat e fare clic su "File, Crea PDF, da file." Selezionare il file foglio di calcolo nella finestra di dialogo "Apri" e fare clic su "Apri". Il file verrà convertito e aprire un nuovo documento PDF. Fai clic su "File, Salva con nome" per salvare il file.

Aggiungere Funzioni di ricerca (Rif. 3, 4)

4 Accedere alla barra degli strumenti "Trova" in Adobe Acrobat. Sarà aperto per impostazione predefinita, ma è sempre possibile trovare di nuovo, selezionare "Modifica, Trova". Usarlo per trovare qualsiasi parola nel documento.

5 Utilizzare la finestra "Cerca" per consentire una ricerca più complessa. Fare clic su "Modifica, Cerca" per visualizzarlo, oppure fare clic sulla freccia accanto alla barra degli strumenti "Trova" e fare clic su "Apri completa di Acrobat Search." Questa funzione è disponibile per gli utenti di Adobe Reader anche.

6 Creare un indice per il file PDF così gli utenti possono cercare nel database. Per aggiungere un indice, fare clic su "Advanced, Document Processing, Gestione indice incorporato." Fai clic su "Indice Incorpora". Seguire le istruzioni e fare clic su "OK". L'indice sarà incluso con il PDF quando si distribuisce ai destinatari.