Microsoft Access è il software di database fornito con Microsoft Office Suite. I datori di lavoro usano comunemente Accesso per la tenuta della contabilità di lavoro in quanto fornisce una interfaccia point-and-click per la gestione di database. Per tenere traccia dei record di formazione con Access, creare una tabella per il record del dipendente e una tabella separata per i codici di formazione. Connettersi al database e aggiornare i documenti di formazione con le forme di accesso ogni volta che un dipendente completa una nuova modulo di formazione. Eseguire il backup dei record dei dipendenti regolarmente per garantire che le informazioni non è perduto.

istruzione

1 Avviare Microsoft Access. Fare clic su "Start", "Tutti i programmi", "Microsoft Office Suite," "Accesso".

2 Creare un database record di formazione. Fare clic sull'icona "Nuovo" dalla barra degli strumenti. Fai clic su "Database vuoto." Sfoglia in qualsiasi posizione e dare il database un nome, quindi fare clic su "Crea".

3 Creare la tabella dipendente. Fai clic su "Oggetto", "Tabella", "Nuovo". Fare doppio clic su "mago tabella." Seguire le istruzioni della procedura guidata tabella per creare una tabella con il nome di "lavoratore". Dare al tavolo i seguenti campi:

"Employee_key, NOME_DIPENDENTE, training_keys", dove il employee_key è un intero, il NOME_DIPENDENTE è di 40 caratteri e le training_keys sono di testo.

Le chiavi di formazione saranno una serie di numeri interi, ma etichettatura testo sarà fornire spazio quasi illimitato per più chiavi di formazione. Se i record di formazione sono solo i livelli, ad esempio, i dipendenti hanno livelli di formazione da 1 a 5, la chiave di formazione può essere un numero intero.

4 Creare la tabella di formazione. Fai clic su "Oggetto", "Tabella", "Nuovo". Fare doppio clic su "mago tabella." Seguire le istruzioni della procedura guidata tabella per creare una tabella con il nome di "formazione".

Dare al tavolo i seguenti campi:

"Training_key", "training_name", "training_summary" dove training_key è un numero intero, training_name è di 40 caratteri e training_summary è il testo.

5 Creare un modulo per aggiungere i dipendenti alla tabella dei dipendenti. Fai clic su "oggetti", "forme", "nuovo". La procedura guidata di modulo lancerà. Dare la forma di un nome, ad esempio, "aggiungi dipendenti." Seguire le istruzioni della procedura guidata. Quando la procedura guidata richiede una tabella, selezionare la tabella "impiegato". Lasciate che il modulo di selezionare automaticamente "employee_key." Utilizzare la procedura guidata per creare i campi del modulo per il nome del dipendente e la formazione. Questo metodo consente di inserire i record di formazione dei dipendenti prima quando si aggiunge il dipendente al database.

6 Creare un modulo per aggiungere corsi di formazione al tavolo di formazione. Fai clic su "oggetti", "forme", "nuovo". La procedura guidata di modulo lancerà. Dare la forma di un nome, ad esempio, "aggiungere la formazione." Seguire le istruzioni fornite dalla procedura guidata. Quando la procedura guidata richiede una tabella, selezionare la tabella "formazione". Lasciate che il modulo di selezionare automaticamente "training_key." Utilizzare la procedura guidata per creare i campi del modulo per la training_name e training_summary.

7 Creare un modulo per aggiungere corsi di formazione per il record dipendente. Fai clic su "oggetti", "forme", "nuovo". La procedura guidata di modulo lancerà. Dare la forma di un nome, ad esempio, "aggiungere la formazione." Seguire le istruzioni della procedura guidata. Quando la procedura guidata richiede una tabella, selezionare la tabella "formazione" e la tabella "occupazione". Utilizzare la procedura guidata per creare un campo modulo per modificare le training_keys nella tabella di occupazione, ma solo consentire le chiavi che sono rappresentati nella tabella di formazione.

8 Salvare tutte le impostazioni del database. Fare clic su "File", "Salva".