Come utilizzare Access per generare fogli di calcolo Excel

October 12

Come utilizzare Access per generare fogli di calcolo Excel


tabelle di Microsoft Access hanno una struttura definita per ridurre gli errori e garantire il corretto funzionamento. Ma se è necessario spostare le celle intorno, distribuire informazioni agli utenti non di Access o integrare record in altri fogli di calcolo Excel, l'esportazione dei dati di tabella da Access in Excel fornisce tali opzioni. Poiché Access ed Excel sono componenti della suite Microsoft Office, si muovono le informazioni tra di essi è fornito in un formato step-by-step. Facendo uso di questa funzione fornisce la maggior parte di accessibilità per i propri dati.

istruzione

1 Creare una tabella in Microsoft Access che contiene le informazioni che si desidera che il foglio di calcolo Excel da visualizzare. Nella scheda "Crea" del nastro nella parte superiore della pagina, clicca su "tabella" per creare una nuova tabella. Se si dispone già di una tavola imbandita in Access, aprirlo con un doppio clic sul titolo nel "riquadro di spostamento".

2 Fare clic sulla scheda "Dati esterni" del nastro, e selezionare l'icona "Excel" nelle opzioni di esportazione. Si apre la procedura guidata di esportazione che fornisce opzioni per la conversione tabella di Access in un foglio di calcolo Excel.

3 Selezionare la destinazione per il foglio di calcolo Excel, e salvarlo in un formato di file che è compatibile con tutti gli utenti. Fare clic sulla prima casella opzione per mantenere il tipo di carattere, la spaziatura riga e colonna e altri formati dal tavolo per il foglio di calcolo di Excel. Fare clic sulla seconda casella opzione per aprire automaticamente il foglio di calcolo dopo aver completato la procedura guidata di esportazione.

4 Selezionare la terza casella opzione della procedura guidata di esportazione per copiare solo i record selezionati. Se avete solo bisogno di un paio di record, questo passaggio consente di risparmiare tempo eliminando la necessità di eliminare le informazioni dopo la generazione del foglio di calcolo Excel.

5 Salvare le operazioni di esportazione se si pensa di generare questo foglio di calcolo Excel su base regolare. Access 2007 ha introdotto questa nuova funzionalità, che permette di salvare e ri-eseguire processi di esportazione senza selezionare ripetutamente le stesse scelte. Definire un titolo e una descrizione per le operazioni di esportazione, e richiamare l'esportazione salvato dalla scheda "Esporta" del nastro.

Consigli e avvertenze

  • Se si salva la procedura di esportazione, è possibile creare un promemoria in Microsoft Outlook per velocizzare le vostre esportazioni ricorrenti.