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La forma di base di un foglio di calcolo contiene colonne e righe in cui i dati possono essere inseriti. Alla fine di una riga, una formula può essere immesso per produrre un calcolo automatico. Anche se i fogli di calcolo sono stati utilizzati per centinaia di anni, fogli di calcolo computerizzati sono stati sviluppati dal Professor Richard Mattessich nel 1961. Egli è considerato un pioniere nel campo della creazione di loro per l'utilizzo in contabilità aziendale utilizzando computer mainframe. Dan Bricklin e Bob Frankston sono entrambi attribuita la creazione del primo programma software, VisiCalc, nel 1978. Entro la metà del 1980, Bill Gates 'programma software Microsoft Excel caratterizzato un dispositivo mouse con punta e clicca capacità e pull-down menu. Lotus Corporation è attualmente di proprietà di IBM, ma nei primi anni del 1980, di Mitch Kapor di Lotus 1-2-3 è stato creato. Ha introdotto la denominazione delle cellule, intervallo di celle che definisce, le macro e altre funzionalità di foglio di calcolo computerizzati per il pubblico mainstream.
Fogli di calcolo vengono utilizzati per fare calcoli matematici automatici. Questo aiuta a semplificare l'inventario di monitoraggio, di bilancio che figurano e misura gli sforzi di marketing. Quasi ogni calcolo di contabilità può essere, come minimo, redatta su un foglio di calcolo.
ausili visivi come diagrammi e grafici possono essere creati da dati inseriti in un foglio di calcolo. Queste caratteristiche contribuiscono a rendere il confronto tra gli elementi entro termini indicati da giorni, mesi o addirittura anni. Linee di tendenza possono essere aggiunti ai grafici per rendere le valutazioni correnti e le previsioni future. Questo può essere utile per determinare le esigenze di inventario quando si misura la quantità e l'uso del prodotto. Le colonne di dati possono essere ordinati e filtrati per mostrare informazioni specifiche per confrontare e fare ulteriori ipotesi e di aiuto nel processo decisionale. Le funzioni avanzate includono funzioni di formattazione condizionale per escludere o includere dati numerici in base a determinate condizioni indicate. Le formule possono essere aggiunte semplici o complesse combinazioni tra cui calcolo delle percentuali, riferimenti di cella e gli altri.
La riduzione calcoli manuali è uno dei principali vantaggi di utilizzare fogli di calcolo. Le macro e controlli ActiveX creati in linguaggio Visual Basic possono essere creati per accelerare i processi di calcolo ancora di più. Ciò consente di risparmiare tempo nel vedere i risultati e riduce la possibilità di errore dovuto a inserimento manuale dei dati di addizione, sottrazione, moltiplicazione e divisione. Diagrammi e grafici creati dai dati possono essere aggiornati dopo le revisioni dei dati sono state fatte. Una volta creati, i fogli di calcolo possono essere convertiti in altri formati come HTM, HTML, MHT e MHTML così come i formati file di testo.
Mentre i fogli di calcolo che creano può essere estremamente utile, se non è installata una versione specifica del software foglio di calcolo, la visualizzazione del documento possono richiedere un visualizzatore dal produttore. Può essere difficile modificare un documento senza il software necessario installato.
XML (Extensible Markup Language) conversione consente fogli di calcolo per essere visualizzati, modificati e salvati come XML o altro tipo di documento. L'interfaccia utente grafica di Excel 2007 mette in evidenza l'accessibilità di Microsoft tramite il nastro si trova nella parte superiore del display del documento software. pulsanti di formattazione sono raggruppati insieme e in base alla categoria selezionata. interfacce semplificate con immagini grafiche rendono meno intimidatorio per l'utente foglio infrequenti.