Scansione di dati da un documento in un foglio di calcolo è una di quelle cose che sembra che dovrebbe essere facile, ma non lo è. Se si esegue la scansione del documento come immagine, non sarà in grado di recuperare tutti i dati da esso a tutti. Se si esegue la scansione come testo utilizzando la risoluzione ottico dei caratteri, otterrai i dati, ma non sarà più in righe e colonne belle. C'è una soluzione per questo enigma, ma non comporta la manipolazione dei dati acquisiti prima che vada in foglio di calcolo.

istruzione

1 Posizionare il documento rivolto verso il basso sullo scanner.

2 Premere il pulsante Scan o il pulsante Text Scan, se lo scanner ha uno. Questo si auto-avviare il software di scansione sul computer.

3 Impostare il software di scansione per la scansione del testo dal menu delle opzioni del documento. Impostare la destinazione per il testo digitalizzato per essere il vostro programma di elaborazione testi.

4 Selezionare una colonna dei dati per la scansione. Questo è in genere fatto cliccando e trascinando i lati della finestra di scansione in modo che solo una colonna si trova nella finestra.

5 Avviare la scansione finale. Questo è in genere fatto facendo clic su un pulsante che dice qualcosa come "Send Scan" nella finestra del software di scansione. Questo invierà la colonna di numeri come testo modificabile al vostro programma di elaborazione testi, che dovrebbe aprire automaticamente.

6 Modificare il testo in word processor mettendo un ritorno a capo dopo ogni voce di colonna. Il testo sarà ora in un'unica colonna.

7 Aprire il foglio di calcolo e iniziare un nuovo foglio di calcolo.

8 Selezionare e copiare la colonna di testo dal programma di elaborazione testi.

9 Selezionare una cella nella parte superiore del foglio di calcolo e incollare il colonna di dati. Ogni valore sarà ora occupano una propria cella nel foglio di calcolo.

10 Scansione, modificare, copiare e incollare ogni colonna aggiuntiva di dati del documento.

Consigli e avvertenze

• Questo processo farà risparmiare un sacco di tempo, se si esegue la scansione tabelle di dati con più di 5 righe di numeri. Se le tabelle di dati sono più piccolo di quello, si può essere meglio solo ridigitare i dati.
• Quanto più il documento si esegue la scansione si presenta come un foglio di calcolo, più facile il processo di conversione sarà. Se i dati non sono in colonne e righe, o se è mescolato con un sacco di personaggi estranei, si spenderà più tempo a ripulire le scansioni prima di poter incollare i dati nel foglio di calcolo.
• Una volta che i dati sono in un foglio di calcolo, può essere importato nella maggior parte dei programmi di database, sia come file Excel o in un file ASCII delimitato da virgole.
• scanner OCR non fanno un lavoro perfetto di cambiare un'immagine acquisita in testo modificabile. rileggere sempre il foglio contro il documento originale per catturare errori nei dati.
• Documenti con caratteri piccoli, tipo ornamentale, o la stampa offuscata sono difficili da acquisire e produrrà i file di dati con un gran numero di errori. Di solito è meglio riscrivere questi documenti a mano.