Come utilizzare Microsoft Outlook per monitorare i costi di lavoro

September 19

Come utilizzare Microsoft Outlook per monitorare i costi di lavoro


Se si considera l'utilizzo di Microsoft Outlook, probabilmente pensate di gestire gli account di posta elettronica o di monitorare i tuoi appuntamenti e riunioni. Si potrebbe non rendersi conto che si può anche utilizzare funzionalità di ufficiale di Outlook per tenere traccia del tempo impiegato per un particolare lavoro. Inoltre, è possibile trascinare e rilasciare i file, come documenti e fogli di calcolo, in voci del diario, fornendo l'accesso a tutte le informazioni sui costi di lavoro in un unico luogo. Il Journal è facile da usare quando si sa che le sue scorciatoie.

istruzione

1 Aprire il Journal. Fare clic sull'icona verde "ufficiale" nella parte inferiore del riquadro di spostamento sul lato sinistro della finestra di Outlook. È anche possibile premere la combinazione di tasti "Ctrl + 8" per aprire il Journal.

2 Registrare il tempo speso su un compito o un progetto specifico. Aprire il Journal e fare doppio clic sulla voce che si desidera aggiungere. Fare clic sul pulsante "Start Timer" per iniziare il monitoraggio del tempo speso. Quando hai finito, fai clic su "Pausa Timer". Fai clic su "Salva e chiudi" per salvare le modifiche.

3 Configurare l'ufficiale di monitorare automaticamente il tempo speso a lavorare su file particolari. In Outlook 2003 o 2007, andare al menu "Strumenti" e selezionare "Opzioni". Fai clic su "Opzioni Journal" sulla scheda "Preferenze". In Outlook 2010, fare clic sulla scheda "File" e selezionare "Opzioni". Clicca su "Notes e Journal" e poi su "Opzioni diario." In tutte le versioni, selezionare i tipi di file che si desidera ufficiale per monitorare, cliccare su "OK" e riavviare Outlook.

4 attività di registrazione, quali telefonate e riunioni come voci del diario. Premere il tasto "Ctrl + Shift + J" per aprire una nuova finestra Journal. Scegliere il tipo di attività nella lista "tipo di voce". Inserire i dettagli come il nome della persona con cui avete parlato e la durata dell'attività. Fare clic su "Salva e chiudi" per registrare la voce.

5 Inserire collegamenti a file o elementi di Outlook nel vostro Journal. Passare a un percorso di file, ad esempio un documento di Word in cartella Documenti. Fare clic sul file per selezionarlo. Trascinarlo in Outlook e rilasciarlo sull'icona verde "Journal". Una nuova voce si apre con il nome del file, il collegamento e altri dettagli aggiunti. È possibile trascinare e rilasciare i messaggi e-mail, richieste di riunione e la maggior parte di altri tipi di file come bene. Ciò consente di organizzare tutto il lavoro di pertinenza l'assegnazione in modo da poter tenere traccia di tutti i costi di lavoro.

6 Svuotare il Journal dopo aver finito il lavoro e calcolato i costi. Fare clic sulla voce che si desidera rimuovere e premere il tasto "Elimina".