Quali sono i componenti principali di un efficace e-mail di comunicazione?

March 21

Quali sono i componenti principali di un efficace e-mail di comunicazione?


E-mail è diventata una forma prodigiosa di comunicazione, che sostituisce la lettera invita e telefono scritti a mano. Come l'uso della posta elettronica si diffonde, la necessità di scrivere messaggi elettronici aumenta in modo efficace. Concentrandosi su alcuni componenti chiave durante la composizione di messaggi e-mail può aiutare a migliorare la vostra comunicazione elettronica.

Linee Oggetto

L'oggetto di una e-mail annuncia il contenuto complessivo del messaggio. Rendere la linea tematica breve e alle garanzie dei punti che il destinatario capisce l'intento del messaggio e le permette di determinare se aprire immediatamente, o se il messaggio può aspettare. Un soggetto accattivante può attirare l'attenzione del destinatario, mentre il destinatario non può mai aprire un messaggio senza una riga di oggetto. Alcuni lo spam filtra i messaggi di blocco senza un oggetto, impedendo la consegna.

Grammatica e punteggiatura

Come con qualsiasi corrispondenza scritta, grammatica e la punteggiatura sono cruciali per la comunicazione e-mail efficace. grammatica non corretta può portare a confusione e il fallimento del destinatario per capire il vostro intento. Scrivere messaggi nella stessa combinazione di lettere maiuscole e minuscole come si farebbe con una lettera scritta a mano. La maggior parte delle persone considerano i messaggi di posta elettronica scritti in tutte le lettere maiuscole scortese e poco professionale. Controllare i messaggi e-mail con errori di ortografia prima di fare clic sul pulsante "Invia" per evitare un aspetto poco professionale.

Chiarezza

Lo scopo di una e-mail è quello di trasmettere un messaggio al destinatario. Il messaggio può fare una domanda o offrire informazioni. Un messaggio di successo offre queste informazioni in modo diretto e chiaro. Utilizzando precisa formulazione aiuta a garantire che il destinatario capisce il vostro intento e può rispondere di conseguenza.

Lunghezza

Mantenere il contenuto del tuo e-mail diretta e in tema. Trasmettere ciò che è necessario dire senza l'aggiunta di un sacco di informazioni aggiuntive, o il destinatario rischia di perdere l'intento del messaggio. Assicurati di includere informazioni sufficienti per spiegare l'intento del messaggio con successo. La lunghezza appropriata di una e-mail dipende dalla materia.

Si consideri il Pubblico

Come con qualsiasi forma di corrispondenza, è necessario considerare il pubblico previsto del messaggio di posta elettronica. L'uso di un tono non corretta può causare alcuni destinatari per eliminare il messaggio senza leggerlo completamente. È possibile inviare un messaggio con un tono leggero e un tocco di umorismo agli amici. Corrispondenza commerciale richiede spesso un tono serio e professionale.


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