Microsoft Excel e Microsoft Access sono programmi della suite Microsoft Office di prodotti software. Excel è un foglio di calcolo e l'accesso è un'applicazione di database. Entrambi i programmi utilizzano griglie colonnari per organizzare i dati. Per questo motivo, a volte è conveniente importare un foglio di calcolo Excel in Access in modo da poter utilizzare le funzionalità di analisi in quel programma di studiare i dati di Excel. Ma l'accesso è molto più severa sulla organizzazione dei dati e gli errori sono un aspetto comune del processo di importazione.

"Errore di conversione di tipo"

luoghi Excel restrizioni sul tipo di dati che si inserisce in una cella. Si può facilmente avere una sola colonna che contiene sia i dati numerici e di testo. Tuttavia, in Access, una singola colonna è un "campo" database e tutti i dati in tale campo deve essere dello stesso tipo. Durante l'importazione, Access assegna il tipo di dati per ogni campo importata in base al tipo di dati che appare nella prima riga di dati in ogni colonna di Excel. Così, se le colonne di Excel hanno diversi tipi di dati per tutta la loro file, verrà visualizzato l'errore "Errore di conversione di tipo", dal momento che il tipo di dati non è coerente.

"Un errore durante il tentativo di importare il file"

In Access, non si può avere un nome di campo (colonna) che inizia con uno spazio. Tuttavia, Excel non è rigida sugli spazi. Se si tenta di importare un foglio di calcolo di Excel contenente intestazioni di colonna con spazi iniziali del titolo, si riceverà l'errore "Un errore durante il tentativo di importare il file." spazi iniziali nelle intestazioni delle colonne di Excel sono spesso il risultato di una formattazione erronea e comunque devono essere fissati. Ad esempio, alcuni utenti meno esperti di Excel non si rendono conto è possibile centrare automaticamente le intestazioni delle colonne utilizzando il tasto "Center" sulla barra degli strumenti di Excel. Pertanto, esse possono tentare di centrare manualmente il testo visibile facendolo precedere con spazi. Si tratta di una tecnica di formattazione povero che porterà ad un guasto di importazione quando si utilizza Access.

record vuoti

In Access, una riga viene chiamato un database "record". Un record non può essere vuoto. E neanche esiste, e ha i dati, o non è così. Se il foglio di calcolo Excel contiene alcune righe vuote, che probabilmente creare un errore di importazione in quanto l'accesso interpreterà loro record come vuoti. Prima di importazione, eliminare le righe vuote nel foglio di calcolo Excel. Tuttavia, righe vuote alla fine di un foglio di lavoro non sono un problema.

Discrepanze dei tipi di dati

Un effetto collaterale di importazione di un foglio di calcolo Excel in Access è le diverse rappresentazioni di alcuni tipi di dati. Molti utenti interpretano questo come un errore, anche se in realtà si tratta semplicemente di una differenza di interfaccia. Tuttavia, questo può essere un risultato indesiderato. Se si utilizzano formule di Excel che si traducono in testo "False" "True" o che appare in alcune celle del foglio, Access importarli, ma mostrano "Sì" e "No", invece. Inoltre, se uno dei tuoi celle di Excel contengono un codice di errore, Access non importarli. Invece, la conversione Accesso lascia la parola "Null" in quelle cellule.