Outlook ha una serie di strumenti per dare priorità e organizzare i messaggi di posta elettronica. Cartelle, bandiere, regole e avvisi consentono di organizzare le email ed è vale la pena il tempo per imparare a usarli. Rende più facile da seguire e rapidamente tirare su i messaggi in un momento di preavviso.

istruzione

1 Decidere che cosa cartelle è necessario creare. Questi dovrebbero essere i temi principali di e-mail che si ricevono. L'e-mail ogni giorno di più si riceve, più cartelle sarà probabilmente necessario.

2 Creare cartelle spostando il cursore del mouse al punto in cui le cartelle sono e clic destro su "Cartelle personali". Selezionare "Nuova cartella" dal menu. Inserire il nome della cartella e fare clic sul pulsante "OK".

3 Rendere le cartelle per organizzare vari messaggi di posta elettronica per gli argomenti non comuni. È possibile creare più di una cartella, vari e mettere questi in determinate cartelle argomento.

4 Copiare i quattro o cinque cartelle tema più frequentemente usati per la sezione preferiti. Questo può essere fatto trascinando la cartella nella sezione "Cartelle preferite".

5 Filtrare i messaggi e-mail come li si riceve o periodicamente durante tutta la giornata. Se una e-mail richiede il feedback, fare clic destro su di esso e selezionare una bandiera dalla opzione "Follow Up". Una copia di tutti i messaggi contrassegnati viene messo automaticamente in una cartella permanente, denominata la cartella "Per Follow Up", in modo da poter vedere facilmente quali messaggi di posta elettronica sono ancora in posizione di follow-up.

6 Utilizzare regole per spostare automaticamente i messaggi a cartelle specifiche o di avvisare l'utente che un messaggio è stato ricevuto. Fare clic destro su un messaggio e selezionare "Crea regola" dal menu per attivare questa opzione.

Consigli e avvertenze

• Tenere sempre la "Posta in arrivo" vuota come possibile. Una volta che i messaggi di posta elettronica sono stati letti e seguiti con, metterli nelle loro cartelle appropriate.
• Aggiungere una nuova cartella, se si inizia a ricevere troppe email in un determinato argomento. Costantemente valutare le cartelle si deve assicurarsi di avere le cartelle necessarie per filtrare in modo efficiente e organizzare i messaggi di posta elettronica.
• Imparare il più possibile sui diversi strumenti che Outlook ha da offrire leggendo il manuale, ricerca on-line o utilizzando la funzione di aiuto.