July 11
Può sembrare comunicazioni si stanno muovendo in un mondo tutto elettronica e digitale, con allegati e-mail, testi ed e-lettori che coprono sempre più funzionalità di documentazione. A volte, però, è ancora necessario per l'invio di materiale cartaceo, e un modo rapido per farlo è tramite un fax, che trasporta i documenti dalla posizione a quella di un altro. Insieme con i vostri materiali inviati via fax va una copertina, che è fondamentalmente un documento di routing che annuncia l'arrivo del fax e della sua destinazione.
Se si crea copertine fax da un modello di elaborazione testi, si può essere fornendo una forma generica, invece di quello che dice il destinatario chi sei. Con solo un paio di passi veloci, è possibile aggiungere un logo per la vostra copertina fax. Loghi sono dei piccoli file grafici utilizzati per rappresentare la propria organizzazione; è probabile che la vostra azienda o attività ha uno. Per aggiungerlo a una copertina, basta aprire il programma e inserirla (se si sta utilizzando Word, ad esempio, basta tirare il menu "Inserisci", cliccare su "Immagine", fai clic su "Da file" e sfogliare al logo. Fare doppio clic su di esso aggiunge alla copertina). Anche un piccolo logo converte un generico fax copertina in qualcosa di personalizzato, il che rende la vostra azienda distinguersi dalla sfilza di spamming fax Le destinatario può ricevere ogni giorno.
copertine fax vengono spesso deluse in fretta di andare in cima ad un documento importante il vostro ufficio sta inviando. Essi possono contenere altro che una "A", "Da", "Data" e la linea "Oggetto", o possono avere informazioni molto più dettagliate. Per ottenere un impatto maggiore con i fax, soprattutto se si sta usando per reclutare vendite o altre attività, considerare l'aggiunta di un tocco personale al form. note scritte a mano, come ad esempio "La speranza di sentire da voi presto!" o "Ecco quello che ho promesso, buon divertimento!" può rendere il destinatario si sentono apprezzati e umanizzare il processo di invio di fax. Le opzioni includono qualcosa di semplice come avere il faxer iniziale, il modulo fax, firma il suo nome e comprendente un saluto scritto a mano sulla parte superiore del fax.
Anche se molte macchine fax indipendenti sono stati sostituiti da fax combinazione e fotocopiatrici, è ancora una buona idea per mantenere il fax chiaro e ordinato in modo da ottenere meglio il vostro messaggio. Questo include la scelta dei colori; quando si progetta la tua copertina fax, è meglio andare con solo nero. Anche se i colori possono sembrare accattivante da parte vostra quando si stampa il modulo, probabilmente via fax al destinatario come in ogni caso tutto nero e può anche venire fuori illeggibile in quanto i colori possono stampare con troppa leggerezza. Un destinatario cercando di conservare l'inchiostro di colore non può apprezzare anche i fax in arrivo che occupano la loro alimentazione dell'inchiostro. Un'altra idea da tenere a mente è quello di declutter il modulo fax, per quanto possibile. Se la persona che riceve il fax non può capire chi è destinato, non ha raggiunto il suo scopo. Il nome del destinatario e altri dettagli importanti, come l'indirizzo, il numero di ufficio e titolo di lavoro, devono essere stampate in grandi lettere chiare a destra nella parte superiore del modulo.