I dati possono venire a voi in molti formati diversi da molte fonti diverse. Che si tratti di un elenco di contatti, una tabella di record di account o di un indice di inventario, a volte è necessario per ottenere i dati da Microsoft Word in un database di Microsoft Access. Le importazioni sono il modo più efficace per spostare i dati da un documento di Word a una tabella di Access o un database. Queste istruzioni si applicano a Microsoft Word 2010 e Microsoft Access 2010.

istruzione

1 Preparare i dati nel documento di Word per l'importazione. Strutturare i dati in un formato o delimitato o della larghezza fissa. formati delimitati separare i campi con un singolo carattere, come ad esempio una virgola o virgola. formati a larghezza fissa organizzare i dati in modo che la larghezza di ciascun campo rimane costante per indicare quando finisce un campo e il successivo. Entrambi i formati richiedono ogni record di essere su una riga separata. Questi formati ad Access dove collocare i dati una volta importati.

2 Salvare il documento di Word come un file di testo. L'accesso può leggere solo i dati che si trova in un testo semplice, CSV o Excel. Una volta che è stato salvato, chiudere il file.

3 Avviare Microsoft Access e aprire un nuovo database o un database esistente dove si memorizzare i dati importati. Scegli una nuova tabella o una tabella esistente in cui memorizzare i dati. Se si sceglie una tabella esistente, Access aggiungere i dati alla tabella esistente nel formato esistente. I dati importati devono corrispondere formato e la struttura della tabella esistente.

4 Passare alla scheda "Dati esterni", individuare il gruppo "Importa" e fare clic sull'icona "File di testo". Questo apre la "Carica dati esterni - File di testo" finestra di dialogo.

5 Individuare o digitare il nome del file di testo preparato in precedenza nella casella "Nome file". Specificare dove si desidera che i dati da memorizzare. Per una nuova tabella, fai clic su "Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente." Per una tabella esistente, fare clic su "Aggiungi una copia dei record alla tabella" e scegliere la tabella appropriata dalla lista a discesa.

6 Fai clic su "OK" per continuare e aprire il "guidata testo." L'accesso esegue la scansione dei dati e di consigliare una struttura di file. Confermare o selezionare l'opzione che corrisponda il formato del file: ". Larghezza fissa" "delimitato" o Fai clic su "Avanti".

7 Se si utilizza un formato delimitato, selezionare il carattere utilizzato per delimitare i campi. Se il file contiene un qualificatore di testo, scegliere la qualificazione si è utilizzato nella casella "Testo qualificatore". Se la prima riga del documento di Word contenente i nomi dei campi, selezionare "prima riga nomi di campo." Se si utilizza un formato a larghezza fissa, rivedere i dati e la struttura visualizzati e regolare il posizionamento della colonna, se necessario. Fai clic su "Avanti".

8 Rivedere i dati e la struttura ancora una volta prima di continuare. Se è necessario specificare ulteriori informazioni su uno dei campi, fare clic sul campo di intestazione e inserire i dati appropriati per "Nome campo" e "Tipo di dati". Per creare un indice sul campo selezionato, impostare "indicizzato" "Sì." Per escludere il campo selezionato nella importazione, spuntare "Non importa campo (Skip)." Fai clic su "Avanti".

9 Stabilire una chiave primaria se si importano in una nuova tabella. È possibile selezionare "Let Chiave primaria aggiunta", che popola automaticamente una sequenza di ID, scegli la tua chiave primaria da uno dei campi di origine o di selezionare "Nessuna chiave primaria." Fai clic su "Avanti".

10 Per una nuova tabella, confermare o modificare il nome per la nuova tabella nella casella "Importa alla tavola". Fai clic su "Fine" per importare i dati. Una finestra di dialogo si aprirà per indicare lo stato dell'importazione.