June 18
Durante l'utilizzo di Microsoft Outlook per il tuo account di posta elettronica, si vuole fare in modo che si può tenere traccia di tutti i messaggi, e che è possibile fare riferimento a loro quando ne hai bisogno. Questo è il motivo per cui è importante capire che cosa è il modo migliore per salvare e archiviare i messaggi e-mail dal proprio account di Outlook.
Secondo Microsoft, la migliore pratica è quello di mantenere la casella di posta elettronica per i messaggi è necessario leggere ed elaborare voi stessi e creare altre cartelle che è possibile utilizzare per determinati tipi di posta elettronica. Creare una cartella "1-Reference". eliminare manualmente qualsiasi messaggio che è necessario tornare a tardi o non hai avuto il tempo di leggere ancora. Mettere un "1" di fronte ad essa così si presenta proprio sotto la vostra casella di posta. Creare altre cartelle, come "personali" per archiviare le email personali via e tenerli separati dalle vostre e-mail di lavoro. In questo modo, non sarà necessario preoccuparsi di vostri collaboratori dietro le spalle a messaggi personali. È possibile creare un insieme di cartelle per le email mailing list, in modo che tali messaggi vengono reindirizzati in una cartella. In questo modo, non c'è bisogno di folla tua casella di posta con tonnellate di messaggi che non può nemmeno bisogno di leggere.
Imposta tutte le cartelle per l'archiviazione automatica ogni anno. Il sistema di archiviazione permette di salvare i messaggi di posta elettronica che sono importanti senza dover fare nulla. Outlook potrebbe richiedere di rispondere se si desidera l'archiviazione automatica tutti i messaggi. Fare clic su "Sì", e il processo di archiviazione inizierà. I messaggi vengono spostati dalla posta in arrivo o altre cartelle in una cartella "Archivio", cui è possibile accedere in qualsiasi momento. Tutte le cartelle saranno imitato nella cartella "Archivio". Per esempio, se si dispone di cartelle di riferimento, personali e aziendali, potrete vedere le stesse tre cartelle in "Archivio".
La funzione di "Archiviazione automatica" in Outlook è attivata per impostazione predefinita, ma è anche possibile personalizzare il sistema di archiviazione. Per fare questo, fare clic sul menu "Strumenti". Fai clic su "Opzioni" e scegliere la scheda "Altro". Selezionare "Archiviazione automatica." Selezionare "Archivia automaticamente ogni n giorni," e specificare il numero che si desidera che per essere (ad esempio, ogni 14 giorni). Selezionare eventuali altre opzioni che si desidera modificare. Se si desidera applicare le modifiche a tutte le cartelle, selezionare "applicare queste impostazioni a tutte le cartelle".