July 22
Excel è un potente strumento per organizzare, ordinare e catalogare le informazioni in un foglio di calcolo. Tuttavia, non lasciare che il termine "foglio di calcolo" limitare il vostro pensiero su come e per chi può essere utilizzato Excel. Mentre è veramente uno strumento software "must have" per le imprese ei professionisti finanziari - ma ha anche applicazioni software estremamente utili per la casa, le piccole imprese, professionali e l'uso senza scopo di lucro.
1 Decidere il tipo di progetto di dati per catturare in Excel. Non limitare i dati di numeri, come Excel è funzionale e adattabile per tutto, dai dati numerici in dati di testo, come ad esempio nomi o indirizzi. Focus sulle esigenze del progetto, come ad esempio il mantenimento di un elenco di dati dai nomi, prodotti, colori, prezzi o notazioni speciali.
2 Aprire il software Excel e creare un nome di file, come ad esempio "Comunità Volontari Roster" o "Shoe Store inventario." Salvare il file facendo clic sulla scheda appropriata per il salvataggio di un file, come ad esempio la scheda "File" nella barra degli strumenti di sinistra lontano superiore in Excel 2003. Fare clic su "Salva con nome" e immettere un nome di file che si può facilmente ricordare. Fai clic su "Salva". Utilizzare l'icona "Salva" quando si aggiorna le voci nel file.
3 Determinare il numero di colonne orizzontali è necessario nel foglio di calcolo. Capire che Excel "default", la prima fila orizzontale con le lettere dell'alfabeto e può anche utilizzare i numeri per delineare colonne, se si specifica o lo richiedono. Inserisci il titolo per ogni colonna in seconda fila. Quando si crea un elenco per i membri del foglio di calcolo può includere colonne per i seguenti: nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email e numero di account di appartenenza.
4 Inserire i dati. Inizia nella colonna più a sinistra e proseguire con voci per ogni colonna definita. Inserire tutte le informazioni corrispondenti nella cella. Anche quando i dati superano la larghezza della colonna di default, il software include i dati "dietro le quinte". Espandere la larghezza della colonna facendo clic destro sul bordo destro della colonna.
5 Verificare lo stato di avanzamento delle voci dopo aver inserito almeno 10 righe. Verificare che le colonne siano adeguatamente set-up per soddisfare le vostre esigenze, o se è necessario aggiungere, eliminare o rinominare le colonne.
6 Utilizzare la funzione "Ordina" per garantire che il foglio di calcolo messa a punto sta lavorando. Evidenziare una colonna e fare clic sulla scheda "Dati" sulla barra degli strumenti in alto. Fare clic sullo strumento tipo "A alla Z" e premere "Invio". Il software provvederà automaticamente le voci in ordine alfabetico.
7 Esplora la funzione di calcoli matematici per ottenere un totale per inserimento numeri, come ad esempio l'inventario. Fare clic sulla scheda "Dati" sulla barra degli strumenti superiore, scorrere verso il basso e selezionare la funzione "subtotale", e premere "Invio". Scorrere fino l'ultima colonna sul foglio di calcolo di Excel in cui il software visualizza automaticamente la quantità totale parziale per il vostro inventario.
8 Salvare il lavoro di inserimento dati spesso. Eliminare dover reinserire tutti i dati con la creazione di un "elenco master". Salvare l'elenco principale con un nome diverso da utilizzare come modello per creare sub-file, ad esempio un elenco di tutte le persone che vivono sul lato nord della città, o di liste separate per l'inventario di scarpe da uomo e l'inventario di scarpe da donna. Utilizzare i sotto-liste per ordinare e catalogare i dati in vari modi, in base alle tue esigenze.