messaggi commerciali di solito seguono sia un modello diretto o un modello indiretto. È un modo per organizzare le informazioni che vengono trasmesse nel messaggio, a seconda che l'idea principale è positivo, negativo o neutro notizie. Scegli il modello più efficace per le e-mail di lavoro a seconda di come si pensa il lettore sta per reagire alla idea principale.

Uso della posta elettronica diretto per arrivare al punto

Nelle e-mail dirette, il punto principale va all'inizio, seguita da dettagli, spiegazioni o prove che lo sostengono. Una e-mail organizzato in questo modo di risparmiare il tempo del lettore ottenendo allo scopo del messaggio subito. Aiuta anche il lettore ha messo i dettagli che seguono nel contesto e prospettiva. Questo impedisce al lettore di ottenere frustrati dal dover guadare attraverso punti di informazione per trovare il punto principale. Il modello diretto funziona meglio se il vostro lettore sta per essere ricettivi al punto principale, non resistente.

L'invio di messaggi positivi e neutri

Se il lettore sarà contento, lievemente interessati o neutro (non avrà sentimenti su di esso un modo o nell'altro), utilizzare il modello diretto. Considerare una e-mail da un client a seguito di un'offerta di adempiere un contratto. Se vinci il contratto, la lettera inizia con qualcosa come "La tua offerta è stata rivista, e siamo lieti di offrire il vostro business il contratto." Quando il punto principale è una buona notizia o notizie neutro, comunicare subito, e follow-up con i dettagli. La maggior parte dei messaggi di posta elettronica utilizzano questo approccio, compresi quelli che si occupano di attività di routine, gli ordini e riconoscimenti.

L'utilizzo indiretto mail per fare un punto

In email indiretti, il punto principale va più avanti nel messaggio, dopo che i dettagli, spiegazioni o prove. Utilizzando il modello indiretta in una e-mail mostra che si rispetti i sentimenti del vostro lettore, che possono essere male dal punto principale. Con la costruzione fino ad esso, si consente il vostro lettore di essere più preparati a riceverlo. E 'anche un tentativo di incoraggiare il lettore a sentire fuori --- se esprimere una idea principale che sconvolgerà il lettore subito all'inizio di un messaggio, lui o lei può smettere di leggere. Nel complesso, l'obiettivo è di ridurre al minimo qualsiasi reazione negativa il lettore può avere.

L'invio di messaggi negativi o sensibili

Se il vostro lettore sta per essere disinteressato, scontento o ostili, utilizzare il modello indiretto. Considerare l'e-mail da parte del cliente di nuovo. Se non hai vinto, la lettera inizia in modo diverso: "Grazie per la presentazione di un'offerta per lavorare sul nostro contratto Abbiamo esaminato attentamente ogni offerta, ecc." Il punto principale, che già pensa di conoscere, ma continuare a leggere comunque, arriva molto più tardi. Utilizzare una e-mail indiretta quando il punto principale è una cattiva notizia, come quando il rifiuto di una richiesta o di contestare una rivendicazione. Questo approccio funziona bene anche quando si sta tentando di vendere qualcosa o si condividono informazioni sensibili.