January 27
Tenere traccia di una mailing list in un foglio di calcolo come Microsoft Excel rende più facile per ordinare e tenere traccia dei dati, nonché per stampare buste, lettere personalizzate e altri oggetti mailing list. È possibile esportare il foglio di calcolo di Excel come XLS o CSV per inviare ad una stampante o la maggior parte dei servizi di mailing list on-line, o utilizzare la funzione di stampa unione costruito in Microsoft Word per stampare direttamente dal foglio di calcolo Excel.
Decidere se si intende utilizzare i dati della mailing list per scopi oltre la stampa di etichette di indirizzi. Questa decisione può influire come si struttura il foglio di calcolo. Per esempio, se si desidera stampare lettere personalizzate indirizzata al nome di ogni persona, come ad esempio "Caro Nicola," allora si avrà bisogno di memorizzare il nome di ogni persona in due colonne separate: Nome e Cognome.
Nella prima riga di ogni colonna, digitare un'intestazione che descrive il componente di indirizzo di colonna che conterrà. componenti comuni includono cognome, nome, indirizzo (linea uno), indirizzo (linea due), città, stato, codice di avviamento postale e il paese. Lista un componente nella parte superiore di ciascuna colonna. Digitare i dati della mailing list nel modello di Excel appena creato. Inserire un nuovo contatto su ogni nuova riga.
Se i dati mailing list originale contiene solo una colonna nome, ad esempio "Nome completo", ma è necessario questo diffusione dei dati attraverso "Nome" e colonne "cognome", è possibile utilizzare la procedura guidata "Convertire testo in colonne". Evidenziare l'intera colonna contenente nomi completi cliccando la lettera in cima alla colonna, come ad esempio "A." Clicca su "dati" e scegliere "Testo in colonne." Seguire le istruzioni della procedura guidata. Rinominare le intestazioni del conseguente due colonne "Nome" e "Cognome".
Alcuni programmi software di mailing list e società di richiedere mailing list in formato CSV (Comma Separated Values). Salvare il foglio di calcolo di Excel come CSV scegliendo "Salva con nome" dal menu del pulsante Office (o dal menu "File" in Excel 2003 o precedente). Scegliere "Valori separati da virgola (* .csv)" dal menu a discesa "Salva come" e fare clic su "Salva".
Creare un nuovo documento di Microsoft Word o aprire la busta esistente o lettera in cui si desidera inserire le informazioni mailing da Excel. Selezionare la scheda "indirizzi" e fare clic su "Inizia stampa unione." Scegliere "Step by Step Creazione guidata Stampa unione." Fare clic sul pulsante "Seleziona destinatari" e scegliere "Usa elenco esistente." Fare doppio clic sul foglio di lavoro Excel creato in precedenza. Seguire le istruzioni della procedura guidata per inserire e formattare ogni campo dal modello Excel in Word documento di stampa unione.